bahan ajar dan handout analisa proses bisnis

Analisis Proses Bisnis (4 SKS) Tujuan Mata Kuliah ; Mengenal, mengerti dan memahami prosedur standart dalam perusahaan, seperti : keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, SDM, Pemeliharaan Sarana Produksi, Manajemen Kualitas dan Manajemen Material • Menganalisis setiap prosedur standart dengan berbasiskan teknologi informasi. • Mampu untuk mengintegrasikan prosedur standart berbasiskan teknologi informasi 1. Konsep Dasar Analisis Proses Bisnis Analisis Proses Bisnis  Analisis Kajian yang dilakukan guna untuk mengetahui strukturnya secara lebih mendalam.  Proses Urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.  Bisnis suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.  Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.  Analisis Proses Bisnis Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan laba dengan menggunakan berbagai sumber daya. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:  Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.  Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.  Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.  Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.  Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.  Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. - Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya. - Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, jjuga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Ruang Lingkup Integrasi Proses Bisnis  Standart Prosedur Bisnis ◦ Keuangan ◦ Penjualan & Distribusi ◦ Produksi ◦ Sumber Daya Manusia ◦ Pemeliharaan Sarana Produksi ◦ Manajemen Kualitas ◦ Manajemen Material  Analisa Prosedur Bisnis berbasiskan TI  Riset Bisnis Sebuah metodologi untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan action, kemudian diartikulasikan dalam proses bisnis perusahaan terintegrasi Latar belakang Integrasi Proses Bisnis  Efisiensi  Persaingan  Perkembangan Teknologi  Perencanaan à menentukan arah perusahaan  Perancangan à menerjemahkan strategi yang dibentuk kedalam proses bisnis perusahaan  Implementasi à memastikan bahwa proses bisnis yang direncanakan dijalankan sesuai dengan strategi perusahaan Metodologi integrasi proses bisnis Tahapan metodologi integrasi proses bisnis  Tahap perencanaan à aktifitas asesmen, pembuatan bisnis model, penentuan obyektif proyek, kebutuhan proyek  Tahap perancangan à pemetaan proses bisnis, melakukan benchmarking, pembuatan struktur biaya, perencanaan mutu, pembuatan Company Scorecard  Tahap penerapan à manajemen perubahan, pembentukkan team improvement, implementasi rencana aksi, pelaksanaan audit internal, mekanisme review dan pengukuran kinerja, sertifikasi ISO 9001 Pengantar Akuntansi, Teknologi Informasi, dan Solusi Bisnis Value (Nilai)  Sifat dasar dan tujuan dari suatu organisasi adalah menciptakan nilai.  Organisasi menciptakan nilai dengan menyediakan barang dan jasa yang diinginkan oleh pelanggannya.  Contoh: pabrikan otomotif menciptakan nilai dengan memproduksi mobil yang aman, nyaman, dan handal untuk mengangkut penumpang. Cost (Biaya)  Untuk menciptakan nilai diperlukan biaya (cost).  Contoh: untuk memproduksi mobil, pabrikan harus membayar berbagai macam sumber daya, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Margin  Margin merupakan selisih antara nilai dengan biaya.  Konsep penciptaan nilai berlaku pada organisasi berorientasi profit dan organisasi non profit.  Tujuan organisasi berorientasi profit adalah memaksimalkan marginnya.  Tujuan organisasi non profit adalah memaksimalkan barang dan jasa yang disediakannya dengan sumber-sumber daya yang dimilikinya. Proses Bisnis  Barang/jasa tersedia setelah melalui serangkaian proses bisnis.  Suatu proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang mengerjakan suatu tujuan bisnis.  Apapun jenis barang/jasa yang disediakan, setiap organisasi paling tidak memiliki tiga macam proses bisnis, yaitu:  Acquisition/payment process (Proses perolehan/pembayaran)  Conversion process (Proses perubahan)  Sales/collection process (Proses penjualan/pengumpulan) Proses Perolehan/Pembayaran:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan, memelihara, dan membayar sumber-sumber daya yang diperlukan organisasi.  Contoh sumber daya: SDM, pabrik, peralatan, dana, bahan baku, dll.  Sumber daya diperoleh dari pihak luar, seperti pemasok.  Sumber-sumber daya tersebut diperlukan untuk dapat menyediakan barang/jasa kepada para pelanggan. Proses Perubahan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mengubah sumber-sumber daya yang telah diperoleh menjadi barang/jasa yang diperlukan pelanggan.  Pada proses ini, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau jasa. Proses Penjualan/Pengumpulan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk menjual dan menyerahkan barang/jasa kepada pelanggan, lalu mengumpulkan pembayarannya.  Barang jadi atau jasa yang telah melalui proses perubahan dijual kepada pelanggan, yang akan ditukar dengan pembayaran (biasanya dalam bentuk uang). Pengelolaan Proses Bisnis  Pimpinan organisasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan proses bisnis.  Aktivitas pengelolaan (manajemen) dapat dikategorikan menjadi: perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). Perencanaan  Pimpinan menentukan sasaran-sasaran bisnis.  Pimpinan menentukan prioritas pada proses-proses bisnis yang ada.  Pimpinan menyediakan blueprint untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.  Pimpinan harus mengidentifikasi kesempatan-kesempatan dan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Pelaksanaan  Pimpinan menjalankan rencana mereka dengan membagi proses-proses bisnis menjadi beberapa aktivitas yang lebih kecil.  Pimpinan menugaskan para bawahan untuk melaksanakan setiap aktivitas tersebut.  Memotivasi para bawahan untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik.  Rencana yang dibuat dengan jelas mungkin sekali akan dilaksanakan dengan baik. Pengawasan  Memeriksa hasil dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, atau dari keseluruhan proses bisnis, untuk melihat apakah sesuai dengan yang diharapkan.  Pemeriksaan ini mungkin akan menyebabkan perubahan pada harapan yang ditetapkan, atau perubahan pada pelaksanaan aktivitas atau proses bisnis. Penilaian  Secara berkala, pimpinan akan menilai apakah proses-proses bisnis yang dilakukan berhasil mencapai tujuan-tujuan organisasi.  Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk menyesuaikan rencana, tujuan, atau harapan. Membuat Keputusan  Inti dari pengelolaan adalah membuat keputusan.  Pimpinan membuat berbagai keputusan saat melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian.  Pimpinan memerlukan informasi yang relevan dan tepat waktu untuk membuat keputusan yang baik.  Sistem informasi dikembangkan untuk menyediakan informasi bagi para pimpinan. Aktivitas-Aktivitas Manajemen Proses-Proses Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data tentang organisasi dan aktivitas-aktivitasnya, menyimpan dan memelihara data tersebut, serta menyiapkan laporan berarti bagi pimpinan.  Ketiga aktivitas tersebut disebut proses-proses informasi. Sistem Informasi dan Proses-Proses Informasi Data  Data adalah masukan ke dalam sistem informasi.  Data merupakan fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis.  Pada umumnya data tidak berguna dalam pembuatan keputusan. Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data, menyimpannya, menggabungkannya, meringkasnya, dan mengelompokkannya menjadi informasi yang berarti bagi pimpinan untuk membuat keputusan.  Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah memiliki arti bagi para penerimanya. Hubungan Antara Proses2 Bisnis, Proses2 Informasi, dan Aktivitas2 Manajemen Proses Bisnis Dalam Perusahaan Manufaktur Definisi dari karakteristik industri manufaktur adalah :  Mengubah bentuk bahan menjadi bentuk produk lainnya, baik berupa komponen yang kemudian diserahkan ke pihak manufaktur lain, ataupun produk jadi  Proses tersebut melibatkan mesin dan tenaga manusia dilakukan bertahap dan diperlukannya perencanaan dan pengendalian agar hasilnya optimal  Bahan mentah atau setengah jadi tersebut harus di kelola dengan optimal agar prosesnya lebih efisien  Berdasar pengelolahan order atas produk, terdapat beberapa jenis perusahaan manufaktur, yaitu : 1. Make to Order (MTO) 2. Make to Stock (MTS) 3. Assembly to Order (ATO) 4. Engineering to Order (ETO) 5. Configure to Order (CTO) 6. Process Manufacturing & Discrete Manufacturing 7. Bill of Material (BOM) 8. Value Chain Make to Order  Perusahaan yang tidak mengolah material dan menghasilkan atau produk,  Pesanan dari Konsumen  Perusahaan yang berfokus pada kostumisasi produk  Biasanyanya produknya unik (limited)  Perencanaannya berasal dari Order (konsumen)  Waktu produksinya lebih lama  Biaya produksi lebih tinggi Assembly to Order  Order dilakukan dengan melakukan proses perakitan komponen-komponen tertentu untuk menghasilkan produk-produk yang sudah dipesan  Metode ini mempersingkat waktu antara penerimaan order hingga penyerahan produk (delivery) kepada konsumen Engineering to Order  Perusahaan jenis ini benar-benar kostumisasi penuh pada konsumennya,  Karakteristiknya sangat bervariasi  Lebih fleksibel atas pengerjaan ordernya  Bahan bakunya belum tersedia sebelum mendapatkan spesifikasi order dari konsumen  Biaya produksinya sangat tinggi Configure to Order (CTO)  Model manufaktur ini perpaduan antara ATO (fitur dan pilihan terbatas) dan ETO (kebebasan pilihan dalam fitur)  Melakukan penyederhanaan proses penerimaan order dan mempertahankan fleksibilitas ETO, tanpa harus menyimpan material yang harus dibeli  Tujuan/Sasaran Menjelaskan suatu proses bisnis dan mengidentifikasi  proses bisnis pada suatu organisasi Identifikasi suatu kejadian yang meliputi proses bisnis Model operasi  kejadian yang menggunakan konsep-konsep REAL  Membangun dan validasi suatu proses  bisnis model REAL  Tujuan/Sasaran  Pengenalan  Langkah yang pertama terhadap penambahan suatu nilai bisnis profesional sedang ditingkatkan memainkan peran laki/perempuan dalam membantu suatu organisasi menggambarkan dan memperbaiki proses-proses bisnisnya  Lalu apa proses-proses bisnis dan bagaimana mungkin mereka dirancang untuk mendukung satu sasaran organisasi ?  Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan, memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?  Analisis kami akan menggunakan model semantik ¾ model dari aksi-aksi nyata atau penomena. Kami menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami dan model proses-proses bisnis Proses – Proses Bisnis Apakah Semua Proses dan Aktivitas Bisnis Menciptakan Keseimbangan?  Perusahaan sering kali memprioritaskan bisnis mereka  dasar proses-proses berdasarkan pada proses pembentukan nilai dalam mencapai sasaran organisasi  Beberapa aktivitas bisnis menentukan daya saing organisasi di dalam  pasar ketika aktivitas lain diklasifikasikan sebagai aktivitas pendukung  Suatu organisasi mungkin efektivitas biaya internal tetapi dapat menjadi organisasi yang gagal. Mengapa ?  Barangkali organisasi mempunyai pesaing : – Siapa yang lebih baik memenuhi kebutuhan konsumen, – Lakukan pekerjaan yang baik outsourcing beberapa fungsi bisnis – Atau melakukan suatu pekerjaan dengan efektif membentuk strategic alliances dengan mitra perdagangan. Aktivitas Nilai Utama  Inbound logistics – Aktivitas yang berhubungan nn untuk produk dengan menerima, menyimpan dan penyebaran masuka - produk dan jasa  Operations- Aktivitas yang berhubungan dengan mentranformasikan masukan ke dalam produk dan jasa akhir  Outbound logistics – aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan mendistribusikan secara fisik produk-produk dan jasa  Marketing and sales – Aktivitas yang berhubungan dengan menyediakan suatu pengertian bahwa pelanggan dapat membeli hasil dan suatu tujuan untuk mempengaruhi mereka untuk membeli  Service – aktivitas yang menyediakan pelayananuntuk meningkatkan atau memelihara nilai dari produk-produk dan jasa Aktivitas Dukungan  Procurement – suatu fungsi masukan pembelian untuk rantai nilai perusahaan  Technology Development - keterampilan, prosedur, atau teknologi yang melekat di dalam proses yang diharapkan untuk memperbaiki suatu produk, pelayanan dan atau proses  Human Resource Management – aktivitas yang melibatkan penerimaan, menyewa, pengembangan dan kompensasi seluruh tipe personal  Firm Infrastructure – aktivitas yang mendukung seluruh rantai nilai (e.g. manajemen umum, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, hubungan pemerintah, qualitas manajemen dll.)  Porter’s… Mulai print….. Peristiwa Proses Bisnis - Business Process Events  Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.  Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.  Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.  Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis. Gambar 3 Aktivitas Proses Bisnis (Events)  Proses Pembayaran/Akuisisi  Tanpa memperhatikan dari tipe barang atau jasa yang sedang diperoleh, dengan mengikuti sifat khas kejadian operasi di dalam proses pembayaran / akuisisi : – Permintaan barang dan jasa. – Pesanan barang dan jasa. – Terima dan memeriksa barang dan jasa. – Menyimpan dan atau memelihara barang. – Pembayaran terhadap barang dan jasa. – Keuntungan barang - Return goods. Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian.  Proses Pengumpulan/Penjualan Meski terdapat beberapa keanekaragaman dalam menguraikan tipe barang dan jasa dijual, proses pengumpulan/penjualan pada  umumnya meliputi beberapa kejadian : – Terima satu order untuk barang dan jasa. – Pilih dan periksa barang dan jasa untuk dikirimkan. – Persipakan barang dan jasa untuk penyerahan – Pengiriman barang dan jasa. – Terima pembayaran untuk barang dan jasa. – Terimalah hasil/keuntungan pelanggan dari barang.  Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian  Manajemen binis… Proses Pengubahan/Konvensi  Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang diproduksi, teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.  Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.  Pada dasarnya, proses perubahan adalah serangkaian aktivitas yang mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para pelanggan.  Proses Pengubahan/Konvensi  Akhirnya, contoh-contoh dari sebagian banyak aktivitas umum di dalam proses pengubahan/Konversi termasuk : – Merakit . – Pertumbuhan. – Menggali. – Memanen. – Pabrikasi dasar (e.g., besi/metals  Mengembangan Suatu Model Proses Bisnis REAL  Modeling proses bisnis REAL adalah suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik yang penting bahwa secara bersama menguraikan proses bisni dan kejadian.  Sebutan REAL merupakan singkatan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Menyiapakan suatu model proses bisnis REAL memerlukan anda untuk mengidentifikasi Aktivistas bisnis penting secara strategis dan karakteristik  penting tentang aktivitas bisnis ini Gambar 2-4…  Langkah 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi  Modeling REAL adalah satu bantuan dalam menganalisa organisasi dan aktivitasnya.  Kumpulkan data dan pegertian yang mendalan tentang tujuan organisasi, industri, rantai nilai, strategis, lini produk dan konsumen.  Pay attention kepada orang-orang, struktur, teknologi dan pengukuran organisasi  Pemahaman yang lebih baik tentang faktor-faktor yang akan meningkatkan kemampuanmu untuk mengevaluasi proses bisnis dan identifikasi proses-proses dan kejadian  yang tidak berharga, tidak konpetitif, dan atau bukan menerima tujuan dari organisasi  Memahami… Langkah 2 : Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis  Mulai dengan pembagian organisasi ke dalam proses bisnis.  “Apa yang terjadi? Bagaimana dan mengapa? ”  Model grafik REAL—termasuk kejadian operasional penting secara strategis bahwa meliputi suatu proses bisnis. (yang organisasi inginkan untuk merencanakan, mengevaluasi dan melaksanakan atau pengawasan)  Mulai model grafik REAL mu  Oleh kejadian perwakilan sebagai rectangles dengan suatu descriptor di dalam rectangle.  Pilih syarat dengan teliti yang menguraikan masing-masing kejadian operasional. Kami menyarankan dengan  menggunakan satu bentuk active voice untuk menyebutkan nama kejadian.  Menggunakan…  Gambar 2-5…  Langkah 3 : Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi  Uraikan karakteristik-karakteristik penting dari kejadian - karakteristik yang: – Jika dihilangkan, dapat merubah ketidaktepatan atau uraian tidak sempurna pada kejadian. – Bentuk dasar untuk membangkitkan keluaran informasi konsumen gunakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas organisasi.  Apa jenis sumber daya yang dilibatkan ?  Apa tugas yang dilaksanakan dan siapa/apa agen melaksanakan tugas ?  Dimana peristiwa terjadi ? (lokasi)  Gambar 2-6… Langkah 4 : Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi  Tentang apa waktu atau urutan didalam proses peristiwa itu perlu terjadi ?  Apa yang merupakan pengecualian untuk kejadian pemesan yang normal di dalam proses-proses ?  Apa yang sebenarnya otorisasi atau persetujuan yang tepat untuk melaksanakan suatu kejadian?  Apa yang sesungguhnya jumlah yang layak dari sumber daya yang berhubungan dengan peristiwa tersebut ?  Apa yang merupakan lokasi-lokasi yang bisa diterima untuk melaksanakan peristiwa ini ?  Langkah 4 : Lanjutan ……..  Apa yang dimaksud periode waktu yang dapat diterima antara kejadian di dalam suatu proses bisnis ?  Bagaimana kekuatan order -pesanan dari kejadian tukar menukar oleh konsumen ?  Apakah lokasi dari barang-barang yang mana perihal yang dikirimkan ?  Berapa banyak pelayan toko yang ditugaskan kepada masing-masing pelanggan?  Perlukah suatu penjulan pesanan membutuhkan pramuniaga penjagaan dari tunai ?  Dapatkah suatu pelanggan mempunyai dua alamat yang berbeda ? Mengapa atau mengapa tidak ?  Urutan dari kejadian… Risiko Kejadian – Event Risks  Satu peristiwa opersasi yang terjadi pada urutan dan waktu yang salah, Satu peristiwa operasi yang terjadi tanpa otorisasi yang tepat,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan aget internal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan agen eksternal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan sumber daya yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan jumlah yang salah dari sumber daya , dan/atau  Satu peristiwa yang terjadi di lokasi yang salah.  Penjualan Eceran Toko McKell's Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis  Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi). Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).  Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.  Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).  Jenis barang dagangan McKell's are not uniquely identified. Masing- masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).  Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan  Sementara analisis peristiwa ini anda boleh mendokumentasikan beberapa aturan tambahan, seperti : – Penjualan hanya melibatkan barang dagangan, bukan aktiva tetap - fixed assets. – Penjualan tidak bisa melibatkan lebih banya barang dagangan  (kuantitas) dibanding berakibat pada tangan McKell. – Penjualan tidak dapat melibatkan barang dagangan yang tidak ditawarkan oleh McKell. – Masing-masing penjualan harus berlangsung hanya pada register dan register mengidentifikasi harus sama dengan suatu identifikasi register yang terekam. Langkah 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi  Mengambarkan satu bari dari masing-masing peristiwa untuk masisng-masing sumber daya, agen internal, agen eksternal, anddan lokasi berhubungan dengan peristiwa tersebut. Dengan segera, tambahkan istilah yang berarti atau rasa yang berhubungan antara objek-objek. Lihat gambar 2 - 7 or 2 - 8.  Dengan tampilan grafik kejadian hubungkan dengan kejadian lain untuk menunjukan urutan kebutuhan yang dipelukan pada kejadian di dalam proses bisnis. Mengambarkan bentuk peristiwa ke peristiwa di dalam urutan yang benar  Hubungan langsung dokumen antara para agen-agen , lokasi, dan sumber daya yang bersifat bebas dari peritiwa operasi..  Hubungkan dalam satu baris.  Gambar 2-7…  Gambar 2-8…  Gambar 2-9… Langkah 6 : Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Orang – orang Bisnis  Mereka memahami secara detail dan hasil akhir dari proses bisnis dan kejadian yang sedang diperagakan perlu melaksanakan validasi.  Sesi Validasi dimanapun diperlukan hasil konfirmasi model ketelitian atau model modifikasi.  Modifikasi-modifikasi pada umumnya memerlukan satu decomposing atau lebih kejadian operasi yang lebih detail mengenai kejadian operasi atau kombinasi kejadian.  Begitu diciptakan model REAL, Apakah kebutuhan diperbaharui atau dipelihara ? Ya. Sifat alami dari proses – proses bisnis dan kejadian/peristiwa selalu berubah setiap waktu. Lebih penting lagi,pada hari ini dunia lebih cepat melangkah, sifat alami dari proses-proses bisnis dan kejadian/peristiwa sering kali harus berubah beberapa lama kemudian Menghubungkan Proses-Proses  Memahami hubungan antara proses-prose bisnis individual adalah sangat penting.  Secara bersama-sama proses bisnis menghasilkan akuisisi pada  barang dan jasa, konversi barang dan saja yang diperoleh menjadi barang dan jasa untuk konsumen, pengiriman barang dan jasa untuk konsumen, dan pengumpulan atau pembayaran dari konsumen  Proses – proses bisnis terhubung secara bersama ke dalam dua arah : – oleh pembagian bersama sumber daya atau – Oleh suatu peristiwa dalam satu proses yang mencetuskan satu peristiwa di dalam proses yang lain. Mulai slide ini materi ada di PDF 25 slide. Gambar 2-10…  Proses Penjualan/Pengumpulan  Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan barang/jasa kepada para pelanggan untuk mendapatkan pembayaran.  Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari proses bisnis perolehan/pembayaran.  Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran. Kejadian-Kejadian Proses Bisnis (Business Process Events)  Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.  Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas.  Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis. Tiga Jenis Kejadian  Kejadian-kejadian Operasional (Operating Events)  Kejadian-kejadian Informasi (Information Events)  Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan (Decision/Management Events) Kejadian-Kejadian Operasional  Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.  Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis penjualan/pengumpulan: Kejadian 1: Memasarkan barang. Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan. Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan. Kejadian 4: Menerima pembayaran. Kejadian-Kejadian Informasi  Mencatat data tentang kejadian-kejadian operasional.  Memelihara data yang penting bagi organisasi.  Melaporkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.  Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan  Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses-proses bisnis.  Contoh: Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru. Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu kejadian-kejadian operasional.  Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil keputusan. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis Kejadian-kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Perolehan/Pembayaran  Permintaan barang/jasa yang diperlukan.  Pemesanan barang/jasa yang diminta.  Penerimaan barang/jasa yang dipesan.  Pemeriksaan barang/jasa yang diterima.  Penyimpanan dan pemeliharaan barang yang diterima.  Pembayaran untuk barang/jasa yang diterima.  Pengembalian (retur) barang yang tidak sesuai. Kejadian-Kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Penjualan/Pengumpulan  Menerima pesanan barang/jasa dari pelanggan.  Memilih dan memeriksa barang/jasa yang akan dikirim.  Mempersiapkan barang/jasa yang akan dikirim.  Mengirimkan barang/jasa kepada pelanggan.  Menerima pembayaran untuk barang/jasa yang dijual.  Menerima pengembalian (retur) barang dari pelanggan. Aktivitas-aktivitas Umum Pada Proses Perubahan  Merakit (assembling)  Menanam (growing)  Menggali (excavating)  Memanen (harvesting)  Pabrikan dasar (basic manufacturing)  Pabrikan akhir (finished manufacturing)  Membersihkan (cleaning)  Mengangkut (transporting)  Menyalurkan (distributing)  Menyediakan (providing)  Mendidik (educating)  Menemukan (discovering) Aliran Kerja (Workflow)  Aliran kerja merujuk kepada pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota-anggota suatu kelompok kerja (workgroup) untuk mencapai beberapa tujuan.  Yaitu bagaimana suatu barang/jasa mengalir dari seseorang atau fungsi bisnis ke orang atau fungsi bisnis lainnya.  Suatu aliran kerja mungkin merupakan kombinasi dari kejadian-kejadian operasional, informasi, dan keputusan/pengelolaan. Studi Kasus: Golden Pizza  Restaurant pizza yang sukses di Standish, California.  Menyediakan pizza lezat dan pelayanan yang ramah.  Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.  Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaingnya, dan para pelanggannya.  Pimpinannya membuat keputusan tentang pizza yang akan dicantumkan pada menu. Golden Pizza  Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ke restorannya.  Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan (rangkap banyak) yang telah diberi nomor berurut.  Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada pelanggan.  Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil pembayaran yang dilakukan. Golden Pizza  Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan menunggu.  Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.  Jika pesanan sudah siap, pizza akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan disimpan di sebuah kotak. Golden Pizza  Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk mengambil pesanan.  Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat datanya, dan pizza akan diberikan kepada pelanggan. Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan di Golden Pizza:  Menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaing, dan para pelanggan.  Menentukan pizza apa yang akan dicantumkan pada menu.  Memberikan pesanan pizza yang tepat pada pelanggan yang tepat. Kejadian-kejadian Operasional di Golden Pizza:  Menerima pemesanan pizza.  Menerima pembayaran dari pelanggan.  Membuat pizza.  Mengemas pizza.  Memberikan pizza kepada pelanggan. Kejadian-kejadian Informasi di Golden Pizza:  Mencatat pesanan pelanggan.  Menghitung total pesanan.  Menandai pesanan yang sudah dibayar.  Memberikan pelanggan selembar form pesanan.  Memberikan koki selembar form pesanan.  Mengirim form-form pesanan ke bagian akuntansi.  Kejadian-kejadian Informasi yang mungkin dipicu oleh kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan:  Membuat laporan analisa pelanggan.  Membuat laporan penjualan berdasarkan jenis pizza.  Membuat analisa keuntungan kotor (gross margin).  Membuat laporan kerugian penjualan akibat jaminan 20 menit penyajian. Pemodelan Proses Bisnis REAL  REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan proses-proses bisnis dan kejadian-kejadiannya.  Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas-aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.  Apa yang terjadi?  Kapan itu terjadi?  Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?  Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak?  Di mana kejadian itu terjadi?  Kesalahan apa yang dapat terjadi saat melaksanakan suatu kejadian? 6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL Awal  Langkah 1 Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya.  Langkah 2 Meninjau proses-proses bisnis dan mengidentifikasi kejadian-kejadian operasional yang penting.  Langkah 3 Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke-2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi yang terkait dengan suatu kejadian.  Langkah 4 Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadian-kejadian, sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 5 Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 6 Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di McKell’s.  Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.  Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang.  Para karyawan secara acak melayani pelanggan.  Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). McKell’s memiliki beberapa mesin pencatat.  Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang.  Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu kredit. Matriks Pemodelan Proses Bisnis REAL  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Menjual barang  Menerima pembayaran  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-2  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  1 pihak internal: karyawan.  1 pihak eksternal: pelanggan.  2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai.  1 lokasi: mesin pencatat.  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-3  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.  Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja.  Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap suatu transaksi.  Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.  Barang-barang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.  Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli hanya bisa membeli barang-barang dagangan, bukannya barang-barang milik toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko. Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-5 Enterprise Resources Planning (ERP)  Pengertian ERP Sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang berjalan sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif, dimana sistim tersebut didukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Contoh ;  Kasus di produksi, dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif .  Efisien adalah dari segi waktu dan efektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan Work In Process (WIP). 6 Proses Bisnis Utama di ERP Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu  Quote to cash,  Procure to pay,  Plan to perform,  Manufacturing operations,  Product life cycle dan  Financial management.  Penjelasan #1 Quote to cash Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang dihasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut. Procure to pay Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor  Penjelasan #2 Plan to perfom Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi lainya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada. Manufacturing operations Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)  Penjelasan #3 Product life cycle Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa. Financial management: Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.  Sample Business Process Life Cycle Model yang dikembangkan oleh Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka membagi 3 tahap yaitu :  Execution of process in real world  Descriptive modeling (as - is)  Prescriptive modeling  Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada.  Dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement  Kemudian setelah model bisnis dibuat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif. Pengelolaan Proses Bisnis Pengaruh organisasi terhadap proses bisnis ada 2 faktor, yaitu :  Faktor Internal. Faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ?  Faktor Eksternal. Faktor ini merupakan tantangan dari pasar dimana dan bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Referensi  Felix Lukman. Model Proses Bisnis  Harjono Padmono Putro. Analisis Proses Bisnis  Hollander, Denna, Cherrington Accounting, Information Technology, And Business Solutions. Second Edition. Published by: Irwin McGraw-Hill, 2000.  Julius Nursyamsi, 2008. PEMODELAN PROSES BISNIS. Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Mercubuana. Analisis Proses Bisnis (4 SKS) Tujuan Mata Kuliah ; Mengenal, mengerti dan memahami prosedur standart dalam perusahaan, seperti : keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, SDM, Pemeliharaan Sarana Produksi, Manajemen Kualitas dan Manajemen Material • Menganalisis setiap prosedur standart dengan berbasiskan teknologi informasi. • Mampu untuk mengintegrasikan prosedur standart berbasiskan teknologi informasi 1. Konsep Dasar Analisis Proses Bisnis Analisis Proses Bisnis  Analisis Kajian yang dilakukan guna untuk mengetahui strukturnya secara lebih mendalam.  Proses Urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.  Bisnis suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.  Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.  Analisis Proses Bisnis Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan laba dengan menggunakan berbagai sumber daya. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:  Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.  Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.  Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.  Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.  Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.  Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. - Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya. - Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, jjuga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Ruang Lingkup Integrasi Proses Bisnis  Standart Prosedur Bisnis ◦ Keuangan ◦ Penjualan & Distribusi ◦ Produksi ◦ Sumber Daya Manusia ◦ Pemeliharaan Sarana Produksi ◦ Manajemen Kualitas ◦ Manajemen Material  Analisa Prosedur Bisnis berbasiskan TI  Riset Bisnis Sebuah metodologi untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan action, kemudian diartikulasikan dalam proses bisnis perusahaan terintegrasi Latar belakang Integrasi Proses Bisnis  Efisiensi  Persaingan  Perkembangan Teknologi  Perencanaan à menentukan arah perusahaan  Perancangan à menerjemahkan strategi yang dibentuk kedalam proses bisnis perusahaan  Implementasi à memastikan bahwa proses bisnis yang direncanakan dijalankan sesuai dengan strategi perusahaan Metodologi integrasi proses bisnis Tahapan metodologi integrasi proses bisnis  Tahap perencanaan à aktifitas asesmen, pembuatan bisnis model, penentuan obyektif proyek, kebutuhan proyek  Tahap perancangan à pemetaan proses bisnis, melakukan benchmarking, pembuatan struktur biaya, perencanaan mutu, pembuatan Company Scorecard  Tahap penerapan à manajemen perubahan, pembentukkan team improvement, implementasi rencana aksi, pelaksanaan audit internal, mekanisme review dan pengukuran kinerja, sertifikasi ISO 9001 Pengantar Akuntansi, Teknologi Informasi, dan Solusi Bisnis Value (Nilai)  Sifat dasar dan tujuan dari suatu organisasi adalah menciptakan nilai.  Organisasi menciptakan nilai dengan menyediakan barang dan jasa yang diinginkan oleh pelanggannya.  Contoh: pabrikan otomotif menciptakan nilai dengan memproduksi mobil yang aman, nyaman, dan handal untuk mengangkut penumpang. Cost (Biaya)  Untuk menciptakan nilai diperlukan biaya (cost).  Contoh: untuk memproduksi mobil, pabrikan harus membayar berbagai macam sumber daya, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Margin  Margin merupakan selisih antara nilai dengan biaya.  Konsep penciptaan nilai berlaku pada organisasi berorientasi profit dan organisasi non profit.  Tujuan organisasi berorientasi profit adalah memaksimalkan marginnya.  Tujuan organisasi non profit adalah memaksimalkan barang dan jasa yang disediakannya dengan sumber-sumber daya yang dimilikinya. Proses Bisnis  Barang/jasa tersedia setelah melalui serangkaian proses bisnis.  Suatu proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang mengerjakan suatu tujuan bisnis.  Apapun jenis barang/jasa yang disediakan, setiap organisasi paling tidak memiliki tiga macam proses bisnis, yaitu:  Acquisition/payment process (Proses perolehan/pembayaran)  Conversion process (Proses perubahan)  Sales/collection process (Proses penjualan/pengumpulan) Proses Perolehan/Pembayaran:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan, memelihara, dan membayar sumber-sumber daya yang diperlukan organisasi.  Contoh sumber daya: SDM, pabrik, peralatan, dana, bahan baku, dll.  Sumber daya diperoleh dari pihak luar, seperti pemasok.  Sumber-sumber daya tersebut diperlukan untuk dapat menyediakan barang/jasa kepada para pelanggan. Proses Perubahan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mengubah sumber-sumber daya yang telah diperoleh menjadi barang/jasa yang diperlukan pelanggan.  Pada proses ini, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau jasa. Proses Penjualan/Pengumpulan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk menjual dan menyerahkan barang/jasa kepada pelanggan, lalu mengumpulkan pembayarannya.  Barang jadi atau jasa yang telah melalui proses perubahan dijual kepada pelanggan, yang akan ditukar dengan pembayaran (biasanya dalam bentuk uang). Pengelolaan Proses Bisnis  Pimpinan organisasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan proses bisnis.  Aktivitas pengelolaan (manajemen) dapat dikategorikan menjadi: perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). Perencanaan  Pimpinan menentukan sasaran-sasaran bisnis.  Pimpinan menentukan prioritas pada proses-proses bisnis yang ada.  Pimpinan menyediakan blueprint untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.  Pimpinan harus mengidentifikasi kesempatan-kesempatan dan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Pelaksanaan  Pimpinan menjalankan rencana mereka dengan membagi proses-proses bisnis menjadi beberapa aktivitas yang lebih kecil.  Pimpinan menugaskan para bawahan untuk melaksanakan setiap aktivitas tersebut.  Memotivasi para bawahan untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik.  Rencana yang dibuat dengan jelas mungkin sekali akan dilaksanakan dengan baik. Pengawasan  Memeriksa hasil dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, atau dari keseluruhan proses bisnis, untuk melihat apakah sesuai dengan yang diharapkan.  Pemeriksaan ini mungkin akan menyebabkan perubahan pada harapan yang ditetapkan, atau perubahan pada pelaksanaan aktivitas atau proses bisnis. Penilaian  Secara berkala, pimpinan akan menilai apakah proses-proses bisnis yang dilakukan berhasil mencapai tujuan-tujuan organisasi.  Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk menyesuaikan rencana, tujuan, atau harapan. Membuat Keputusan  Inti dari pengelolaan adalah membuat keputusan.  Pimpinan membuat berbagai keputusan saat melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian.  Pimpinan memerlukan informasi yang relevan dan tepat waktu untuk membuat keputusan yang baik.  Sistem informasi dikembangkan untuk menyediakan informasi bagi para pimpinan. Aktivitas-Aktivitas Manajemen Proses-Proses Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data tentang organisasi dan aktivitas-aktivitasnya, menyimpan dan memelihara data tersebut, serta menyiapkan laporan berarti bagi pimpinan.  Ketiga aktivitas tersebut disebut proses-proses informasi. Sistem Informasi dan Proses-Proses Informasi Data  Data adalah masukan ke dalam sistem informasi.  Data merupakan fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis.  Pada umumnya data tidak berguna dalam pembuatan keputusan. Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data, menyimpannya, menggabungkannya, meringkasnya, dan mengelompokkannya menjadi informasi yang berarti bagi pimpinan untuk membuat keputusan.  Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah memiliki arti bagi para penerimanya. Hubungan Antara Proses2 Bisnis, Proses2 Informasi, dan Aktivitas2 Manajemen Proses Bisnis Dalam Perusahaan Manufaktur Definisi dari karakteristik industri manufaktur adalah :  Mengubah bentuk bahan menjadi bentuk produk lainnya, baik berupa komponen yang kemudian diserahkan ke pihak manufaktur lain, ataupun produk jadi  Proses tersebut melibatkan mesin dan tenaga manusia dilakukan bertahap dan diperlukannya perencanaan dan pengendalian agar hasilnya optimal  Bahan mentah atau setengah jadi tersebut harus di kelola dengan optimal agar prosesnya lebih efisien  Berdasar pengelolahan order atas produk, terdapat beberapa jenis perusahaan manufaktur, yaitu : 1. Make to Order (MTO) 2. Make to Stock (MTS) 3. Assembly to Order (ATO) 4. Engineering to Order (ETO) 5. Configure to Order (CTO) 6. Process Manufacturing & Discrete Manufacturing 7. Bill of Material (BOM) 8. Value Chain Make to Order  Perusahaan yang tidak mengolah material dan menghasilkan atau produk,  Pesanan dari Konsumen  Perusahaan yang berfokus pada kostumisasi produk  Biasanyanya produknya unik (limited)  Perencanaannya berasal dari Order (konsumen)  Waktu produksinya lebih lama  Biaya produksi lebih tinggi Assembly to Order  Order dilakukan dengan melakukan proses perakitan komponen-komponen tertentu untuk menghasilkan produk-produk yang sudah dipesan  Metode ini mempersingkat waktu antara penerimaan order hingga penyerahan produk (delivery) kepada konsumen Engineering to Order  Perusahaan jenis ini benar-benar kostumisasi penuh pada konsumennya,  Karakteristiknya sangat bervariasi  Lebih fleksibel atas pengerjaan ordernya  Bahan bakunya belum tersedia sebelum mendapatkan spesifikasi order dari konsumen  Biaya produksinya sangat tinggi Configure to Order (CTO)  Model manufaktur ini perpaduan antara ATO (fitur dan pilihan terbatas) dan ETO (kebebasan pilihan dalam fitur)  Melakukan penyederhanaan proses penerimaan order dan mempertahankan fleksibilitas ETO, tanpa harus menyimpan material yang harus dibeli  Tujuan/Sasaran Menjelaskan suatu proses bisnis dan mengidentifikasi  proses bisnis pada suatu organisasi Identifikasi suatu kejadian yang meliputi proses bisnis Model operasi  kejadian yang menggunakan konsep-konsep REAL  Membangun dan validasi suatu proses  bisnis model REAL  Tujuan/Sasaran  Pengenalan  Langkah yang pertama terhadap penambahan suatu nilai bisnis profesional sedang ditingkatkan memainkan peran laki/perempuan dalam membantu suatu organisasi menggambarkan dan memperbaiki proses-proses bisnisnya  Lalu apa proses-proses bisnis dan bagaimana mungkin mereka dirancang untuk mendukung satu sasaran organisasi ?  Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan, memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?  Analisis kami akan menggunakan model semantik ¾ model dari aksi-aksi nyata atau penomena. Kami menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami dan model proses-proses bisnis Proses – Proses Bisnis Apakah Semua Proses dan Aktivitas Bisnis Menciptakan Keseimbangan?  Perusahaan sering kali memprioritaskan bisnis mereka  dasar proses-proses berdasarkan pada proses pembentukan nilai dalam mencapai sasaran organisasi  Beberapa aktivitas bisnis menentukan daya saing organisasi di dalam  pasar ketika aktivitas lain diklasifikasikan sebagai aktivitas pendukung  Suatu organisasi mungkin efektivitas biaya internal tetapi dapat menjadi organisasi yang gagal. Mengapa ?  Barangkali organisasi mempunyai pesaing : – Siapa yang lebih baik memenuhi kebutuhan konsumen, – Lakukan pekerjaan yang baik outsourcing beberapa fungsi bisnis – Atau melakukan suatu pekerjaan dengan efektif membentuk strategic alliances dengan mitra perdagangan. Aktivitas Nilai Utama  Inbound logistics – Aktivitas yang berhubungan nn untuk produk dengan menerima, menyimpan dan penyebaran masuka - produk dan jasa  Operations- Aktivitas yang berhubungan dengan mentranformasikan masukan ke dalam produk dan jasa akhir  Outbound logistics – aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan mendistribusikan secara fisik produk-produk dan jasa  Marketing and sales – Aktivitas yang berhubungan dengan menyediakan suatu pengertian bahwa pelanggan dapat membeli hasil dan suatu tujuan untuk mempengaruhi mereka untuk membeli  Service – aktivitas yang menyediakan pelayananuntuk meningkatkan atau memelihara nilai dari produk-produk dan jasa Aktivitas Dukungan  Procurement – suatu fungsi masukan pembelian untuk rantai nilai perusahaan  Technology Development - keterampilan, prosedur, atau teknologi yang melekat di dalam proses yang diharapkan untuk memperbaiki suatu produk, pelayanan dan atau proses  Human Resource Management – aktivitas yang melibatkan penerimaan, menyewa, pengembangan dan kompensasi seluruh tipe personal  Firm Infrastructure – aktivitas yang mendukung seluruh rantai nilai (e.g. manajemen umum, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, hubungan pemerintah, qualitas manajemen dll.)  Porter’s… Mulai print….. Peristiwa Proses Bisnis - Business Process Events  Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.  Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.  Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.  Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis. Gambar 3 Aktivitas Proses Bisnis (Events)  Proses Pembayaran/Akuisisi  Tanpa memperhatikan dari tipe barang atau jasa yang sedang diperoleh, dengan mengikuti sifat khas kejadian operasi di dalam proses pembayaran / akuisisi : – Permintaan barang dan jasa. – Pesanan barang dan jasa. – Terima dan memeriksa barang dan jasa. – Menyimpan dan atau memelihara barang. – Pembayaran terhadap barang dan jasa. – Keuntungan barang - Return goods. Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian.  Proses Pengumpulan/Penjualan Meski terdapat beberapa keanekaragaman dalam menguraikan tipe barang dan jasa dijual, proses pengumpulan/penjualan pada  umumnya meliputi beberapa kejadian : – Terima satu order untuk barang dan jasa. – Pilih dan periksa barang dan jasa untuk dikirimkan. – Persipakan barang dan jasa untuk penyerahan – Pengiriman barang dan jasa. – Terima pembayaran untuk barang dan jasa. – Terimalah hasil/keuntungan pelanggan dari barang.  Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian  Manajemen binis… Proses Pengubahan/Konvensi  Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang diproduksi, teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.  Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.  Pada dasarnya, proses perubahan adalah serangkaian aktivitas yang mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para pelanggan.  Proses Pengubahan/Konvensi  Akhirnya, contoh-contoh dari sebagian banyak aktivitas umum di dalam proses pengubahan/Konversi termasuk : – Merakit . – Pertumbuhan. – Menggali. – Memanen. – Pabrikasi dasar (e.g., besi/metals  Mengembangan Suatu Model Proses Bisnis REAL  Modeling proses bisnis REAL adalah suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik yang penting bahwa secara bersama menguraikan proses bisni dan kejadian.  Sebutan REAL merupakan singkatan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Menyiapakan suatu model proses bisnis REAL memerlukan anda untuk mengidentifikasi Aktivistas bisnis penting secara strategis dan karakteristik  penting tentang aktivitas bisnis ini Gambar 2-4…  Langkah 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi  Modeling REAL adalah satu bantuan dalam menganalisa organisasi dan aktivitasnya.  Kumpulkan data dan pegertian yang mendalan tentang tujuan organisasi, industri, rantai nilai, strategis, lini produk dan konsumen.  Pay attention kepada orang-orang, struktur, teknologi dan pengukuran organisasi  Pemahaman yang lebih baik tentang faktor-faktor yang akan meningkatkan kemampuanmu untuk mengevaluasi proses bisnis dan identifikasi proses-proses dan kejadian  yang tidak berharga, tidak konpetitif, dan atau bukan menerima tujuan dari organisasi  Memahami… Langkah 2 : Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis  Mulai dengan pembagian organisasi ke dalam proses bisnis.  “Apa yang terjadi? Bagaimana dan mengapa? ”  Model grafik REAL—termasuk kejadian operasional penting secara strategis bahwa meliputi suatu proses bisnis. (yang organisasi inginkan untuk merencanakan, mengevaluasi dan melaksanakan atau pengawasan)  Mulai model grafik REAL mu  Oleh kejadian perwakilan sebagai rectangles dengan suatu descriptor di dalam rectangle.  Pilih syarat dengan teliti yang menguraikan masing-masing kejadian operasional. Kami menyarankan dengan  menggunakan satu bentuk active voice untuk menyebutkan nama kejadian.  Menggunakan…  Gambar 2-5…  Langkah 3 : Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi  Uraikan karakteristik-karakteristik penting dari kejadian - karakteristik yang: – Jika dihilangkan, dapat merubah ketidaktepatan atau uraian tidak sempurna pada kejadian. – Bentuk dasar untuk membangkitkan keluaran informasi konsumen gunakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas organisasi.  Apa jenis sumber daya yang dilibatkan ?  Apa tugas yang dilaksanakan dan siapa/apa agen melaksanakan tugas ?  Dimana peristiwa terjadi ? (lokasi)  Gambar 2-6… Langkah 4 : Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi  Tentang apa waktu atau urutan didalam proses peristiwa itu perlu terjadi ?  Apa yang merupakan pengecualian untuk kejadian pemesan yang normal di dalam proses-proses ?  Apa yang sebenarnya otorisasi atau persetujuan yang tepat untuk melaksanakan suatu kejadian?  Apa yang sesungguhnya jumlah yang layak dari sumber daya yang berhubungan dengan peristiwa tersebut ?  Apa yang merupakan lokasi-lokasi yang bisa diterima untuk melaksanakan peristiwa ini ?  Langkah 4 : Lanjutan ……..  Apa yang dimaksud periode waktu yang dapat diterima antara kejadian di dalam suatu proses bisnis ?  Bagaimana kekuatan order -pesanan dari kejadian tukar menukar oleh konsumen ?  Apakah lokasi dari barang-barang yang mana perihal yang dikirimkan ?  Berapa banyak pelayan toko yang ditugaskan kepada masing-masing pelanggan?  Perlukah suatu penjulan pesanan membutuhkan pramuniaga penjagaan dari tunai ?  Dapatkah suatu pelanggan mempunyai dua alamat yang berbeda ? Mengapa atau mengapa tidak ?  Urutan dari kejadian… Risiko Kejadian – Event Risks  Satu peristiwa opersasi yang terjadi pada urutan dan waktu yang salah, Satu peristiwa operasi yang terjadi tanpa otorisasi yang tepat,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan aget internal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan agen eksternal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan sumber daya yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan jumlah yang salah dari sumber daya , dan/atau  Satu peristiwa yang terjadi di lokasi yang salah.  Penjualan Eceran Toko McKell's Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis  Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi). Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).  Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.  Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).  Jenis barang dagangan McKell's are not uniquely identified. Masing- masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).  Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan  Sementara analisis peristiwa ini anda boleh mendokumentasikan beberapa aturan tambahan, seperti : – Penjualan hanya melibatkan barang dagangan, bukan aktiva tetap - fixed assets. – Penjualan tidak bisa melibatkan lebih banya barang dagangan  (kuantitas) dibanding berakibat pada tangan McKell. – Penjualan tidak dapat melibatkan barang dagangan yang tidak ditawarkan oleh McKell. – Masing-masing penjualan harus berlangsung hanya pada register dan register mengidentifikasi harus sama dengan suatu identifikasi register yang terekam. Langkah 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi  Mengambarkan satu bari dari masing-masing peristiwa untuk masisng-masing sumber daya, agen internal, agen eksternal, anddan lokasi berhubungan dengan peristiwa tersebut. Dengan segera, tambahkan istilah yang berarti atau rasa yang berhubungan antara objek-objek. Lihat gambar 2 - 7 or 2 - 8.  Dengan tampilan grafik kejadian hubungkan dengan kejadian lain untuk menunjukan urutan kebutuhan yang dipelukan pada kejadian di dalam proses bisnis. Mengambarkan bentuk peristiwa ke peristiwa di dalam urutan yang benar  Hubungan langsung dokumen antara para agen-agen , lokasi, dan sumber daya yang bersifat bebas dari peritiwa operasi..  Hubungkan dalam satu baris.  Gambar 2-7…  Gambar 2-8…  Gambar 2-9… Langkah 6 : Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Orang – orang Bisnis  Mereka memahami secara detail dan hasil akhir dari proses bisnis dan kejadian yang sedang diperagakan perlu melaksanakan validasi.  Sesi Validasi dimanapun diperlukan hasil konfirmasi model ketelitian atau model modifikasi.  Modifikasi-modifikasi pada umumnya memerlukan satu decomposing atau lebih kejadian operasi yang lebih detail mengenai kejadian operasi atau kombinasi kejadian.  Begitu diciptakan model REAL, Apakah kebutuhan diperbaharui atau dipelihara ? Ya. Sifat alami dari proses – proses bisnis dan kejadian/peristiwa selalu berubah setiap waktu. Lebih penting lagi,pada hari ini dunia lebih cepat melangkah, sifat alami dari proses-proses bisnis dan kejadian/peristiwa sering kali harus berubah beberapa lama kemudian Menghubungkan Proses-Proses  Memahami hubungan antara proses-prose bisnis individual adalah sangat penting.  Secara bersama-sama proses bisnis menghasilkan akuisisi pada  barang dan jasa, konversi barang dan saja yang diperoleh menjadi barang dan jasa untuk konsumen, pengiriman barang dan jasa untuk konsumen, dan pengumpulan atau pembayaran dari konsumen  Proses – proses bisnis terhubung secara bersama ke dalam dua arah : – oleh pembagian bersama sumber daya atau – Oleh suatu peristiwa dalam satu proses yang mencetuskan satu peristiwa di dalam proses yang lain. Mulai slide ini materi ada di PDF 25 slide. Gambar 2-10…  Proses Penjualan/Pengumpulan  Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan barang/jasa kepada para pelanggan untuk mendapatkan pembayaran.  Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari proses bisnis perolehan/pembayaran.  Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran. Kejadian-Kejadian Proses Bisnis (Business Process Events)  Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.  Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas.  Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis. Tiga Jenis Kejadian  Kejadian-kejadian Operasional (Operating Events)  Kejadian-kejadian Informasi (Information Events)  Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan (Decision/Management Events) Kejadian-Kejadian Operasional  Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.  Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis penjualan/pengumpulan: Kejadian 1: Memasarkan barang. Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan. Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan. Kejadian 4: Menerima pembayaran. Kejadian-Kejadian Informasi  Mencatat data tentang kejadian-kejadian operasional.  Memelihara data yang penting bagi organisasi.  Melaporkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.  Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan  Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses-proses bisnis.  Contoh: Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru. Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu kejadian-kejadian operasional.  Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil keputusan. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis Kejadian-kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Perolehan/Pembayaran  Permintaan barang/jasa yang diperlukan.  Pemesanan barang/jasa yang diminta.  Penerimaan barang/jasa yang dipesan.  Pemeriksaan barang/jasa yang diterima.  Penyimpanan dan pemeliharaan barang yang diterima.  Pembayaran untuk barang/jasa yang diterima.  Pengembalian (retur) barang yang tidak sesuai. Kejadian-Kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Penjualan/Pengumpulan  Menerima pesanan barang/jasa dari pelanggan.  Memilih dan memeriksa barang/jasa yang akan dikirim.  Mempersiapkan barang/jasa yang akan dikirim.  Mengirimkan barang/jasa kepada pelanggan.  Menerima pembayaran untuk barang/jasa yang dijual.  Menerima pengembalian (retur) barang dari pelanggan. Aktivitas-aktivitas Umum Pada Proses Perubahan  Merakit (assembling)  Menanam (growing)  Menggali (excavating)  Memanen (harvesting)  Pabrikan dasar (basic manufacturing)  Pabrikan akhir (finished manufacturing)  Membersihkan (cleaning)  Mengangkut (transporting)  Menyalurkan (distributing)  Menyediakan (providing)  Mendidik (educating)  Menemukan (discovering) Aliran Kerja (Workflow)  Aliran kerja merujuk kepada pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota-anggota suatu kelompok kerja (workgroup) untuk mencapai beberapa tujuan.  Yaitu bagaimana suatu barang/jasa mengalir dari seseorang atau fungsi bisnis ke orang atau fungsi bisnis lainnya.  Suatu aliran kerja mungkin merupakan kombinasi dari kejadian-kejadian operasional, informasi, dan keputusan/pengelolaan. Studi Kasus: Golden Pizza  Restaurant pizza yang sukses di Standish, California.  Menyediakan pizza lezat dan pelayanan yang ramah.  Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.  Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaingnya, dan para pelanggannya.  Pimpinannya membuat keputusan tentang pizza yang akan dicantumkan pada menu. Golden Pizza  Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ke restorannya.  Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan (rangkap banyak) yang telah diberi nomor berurut.  Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada pelanggan.  Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil pembayaran yang dilakukan. Golden Pizza  Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan menunggu.  Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.  Jika pesanan sudah siap, pizza akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan disimpan di sebuah kotak. Golden Pizza  Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk mengambil pesanan.  Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat datanya, dan pizza akan diberikan kepada pelanggan. Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan di Golden Pizza:  Menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaing, dan para pelanggan.  Menentukan pizza apa yang akan dicantumkan pada menu.  Memberikan pesanan pizza yang tepat pada pelanggan yang tepat. Kejadian-kejadian Operasional di Golden Pizza:  Menerima pemesanan pizza.  Menerima pembayaran dari pelanggan.  Membuat pizza.  Mengemas pizza.  Memberikan pizza kepada pelanggan. Kejadian-kejadian Informasi di Golden Pizza:  Mencatat pesanan pelanggan.  Menghitung total pesanan.  Menandai pesanan yang sudah dibayar.  Memberikan pelanggan selembar form pesanan.  Memberikan koki selembar form pesanan.  Mengirim form-form pesanan ke bagian akuntansi.  Kejadian-kejadian Informasi yang mungkin dipicu oleh kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan:  Membuat laporan analisa pelanggan.  Membuat laporan penjualan berdasarkan jenis pizza.  Membuat analisa keuntungan kotor (gross margin).  Membuat laporan kerugian penjualan akibat jaminan 20 menit penyajian. Pemodelan Proses Bisnis REAL  REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan proses-proses bisnis dan kejadian-kejadiannya.  Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas-aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.  Apa yang terjadi?  Kapan itu terjadi?  Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?  Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak?  Di mana kejadian itu terjadi?  Kesalahan apa yang dapat terjadi saat melaksanakan suatu kejadian? 6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL Awal  Langkah 1 Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya.  Langkah 2 Meninjau proses-proses bisnis dan mengidentifikasi kejadian-kejadian operasional yang penting.  Langkah 3 Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke-2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi yang terkait dengan suatu kejadian.  Langkah 4 Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadian-kejadian, sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 5 Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 6 Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di McKell’s.  Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.  Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang.  Para karyawan secara acak melayani pelanggan.  Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). McKell’s memiliki beberapa mesin pencatat.  Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang.  Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu kredit. Matriks Pemodelan Proses Bisnis REAL  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Menjual barang  Menerima pembayaran  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-2  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  1 pihak internal: karyawan.  1 pihak eksternal: pelanggan.  2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai.  1 lokasi: mesin pencatat.  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-3  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.  Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja.  Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap suatu transaksi.  Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.  Barang-barang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.  Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli hanya bisa membeli barang-barang dagangan, bukannya barang-barang milik toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko. Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-5 Enterprise Resources Planning (ERP)  Pengertian ERP Sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang berjalan sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif, dimana sistim tersebut didukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Contoh ;  Kasus di produksi, dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif .  Efisien adalah dari segi waktu dan efektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan Work In Process (WIP). 6 Proses Bisnis Utama di ERP Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu  Quote to cash,  Procure to pay,  Plan to perform,  Manufacturing operations,  Product life cycle dan  Financial management.  Penjelasan #1 Quote to cash Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang dihasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut. Procure to pay Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor  Penjelasan #2 Plan to perfom Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi lainya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada. Manufacturing operations Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)  Penjelasan #3 Product life cycle Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa. Financial management: Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.  Sample Business Process Life Cycle Model yang dikembangkan oleh Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka membagi 3 tahap yaitu :  Execution of process in real world  Descriptive modeling (as - is)  Prescriptive modeling  Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada.  Dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement  Kemudian setelah model bisnis dibuat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif. Pengelolaan Proses Bisnis Pengaruh organisasi terhadap proses bisnis ada 2 faktor, yaitu :  Faktor Internal. Faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ?  Faktor Eksternal. Faktor ini merupakan tantangan dari pasar dimana dan bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Referensi  Felix Lukman. Model Proses Bisnis  Harjono Padmono Putro. Analisis Proses Bisnis  Hollander, Denna, Cherrington Accounting, Information Technology, And Business Solutions. Second Edition. Published by: Irwin McGraw-Hill, 2000.  Julius Nursyamsi, 2008. PEMODELAN PROSES BISNIS. Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Mercubuana. Analisis Proses Bisnis (4 SKS) Tujuan Mata Kuliah ; Mengenal, mengerti dan memahami prosedur standart dalam perusahaan, seperti : keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, SDM, Pemeliharaan Sarana Produksi, Manajemen Kualitas dan Manajemen Material • Menganalisis setiap prosedur standart dengan berbasiskan teknologi informasi. • Mampu untuk mengintegrasikan prosedur standart berbasiskan teknologi informasi 1. Konsep Dasar Analisis Proses Bisnis Analisis Proses Bisnis  Analisis Kajian yang dilakukan guna untuk mengetahui strukturnya secara lebih mendalam.  Proses Urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.  Bisnis suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.  Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.  Analisis Proses Bisnis Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan laba dengan menggunakan berbagai sumber daya. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:  Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.  Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.  Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.  Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.  Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.  Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. - Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya. - Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, jjuga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Ruang Lingkup Integrasi Proses Bisnis  Standart Prosedur Bisnis ◦ Keuangan ◦ Penjualan & Distribusi ◦ Produksi ◦ Sumber Daya Manusia ◦ Pemeliharaan Sarana Produksi ◦ Manajemen Kualitas ◦ Manajemen Material  Analisa Prosedur Bisnis berbasiskan TI  Riset Bisnis Sebuah metodologi untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan action, kemudian diartikulasikan dalam proses bisnis perusahaan terintegrasi Latar belakang Integrasi Proses Bisnis  Efisiensi  Persaingan  Perkembangan Teknologi  Perencanaan à menentukan arah perusahaan  Perancangan à menerjemahkan strategi yang dibentuk kedalam proses bisnis perusahaan  Implementasi à memastikan bahwa proses bisnis yang direncanakan dijalankan sesuai dengan strategi perusahaan Metodologi integrasi proses bisnis Tahapan metodologi integrasi proses bisnis  Tahap perencanaan à aktifitas asesmen, pembuatan bisnis model, penentuan obyektif proyek, kebutuhan proyek  Tahap perancangan à pemetaan proses bisnis, melakukan benchmarking, pembuatan struktur biaya, perencanaan mutu, pembuatan Company Scorecard  Tahap penerapan à manajemen perubahan, pembentukkan team improvement, implementasi rencana aksi, pelaksanaan audit internal, mekanisme review dan pengukuran kinerja, sertifikasi ISO 9001 Pengantar Akuntansi, Teknologi Informasi, dan Solusi Bisnis Value (Nilai)  Sifat dasar dan tujuan dari suatu organisasi adalah menciptakan nilai.  Organisasi menciptakan nilai dengan menyediakan barang dan jasa yang diinginkan oleh pelanggannya.  Contoh: pabrikan otomotif menciptakan nilai dengan memproduksi mobil yang aman, nyaman, dan handal untuk mengangkut penumpang. Cost (Biaya)  Untuk menciptakan nilai diperlukan biaya (cost).  Contoh: untuk memproduksi mobil, pabrikan harus membayar berbagai macam sumber daya, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Margin  Margin merupakan selisih antara nilai dengan biaya.  Konsep penciptaan nilai berlaku pada organisasi berorientasi profit dan organisasi non profit.  Tujuan organisasi berorientasi profit adalah memaksimalkan marginnya.  Tujuan organisasi non profit adalah memaksimalkan barang dan jasa yang disediakannya dengan sumber-sumber daya yang dimilikinya. Proses Bisnis  Barang/jasa tersedia setelah melalui serangkaian proses bisnis.  Suatu proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang mengerjakan suatu tujuan bisnis.  Apapun jenis barang/jasa yang disediakan, setiap organisasi paling tidak memiliki tiga macam proses bisnis, yaitu:  Acquisition/payment process (Proses perolehan/pembayaran)  Conversion process (Proses perubahan)  Sales/collection process (Proses penjualan/pengumpulan) Proses Perolehan/Pembayaran:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan, memelihara, dan membayar sumber-sumber daya yang diperlukan organisasi.  Contoh sumber daya: SDM, pabrik, peralatan, dana, bahan baku, dll.  Sumber daya diperoleh dari pihak luar, seperti pemasok.  Sumber-sumber daya tersebut diperlukan untuk dapat menyediakan barang/jasa kepada para pelanggan. Proses Perubahan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mengubah sumber-sumber daya yang telah diperoleh menjadi barang/jasa yang diperlukan pelanggan.  Pada proses ini, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau jasa. Proses Penjualan/Pengumpulan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk menjual dan menyerahkan barang/jasa kepada pelanggan, lalu mengumpulkan pembayarannya.  Barang jadi atau jasa yang telah melalui proses perubahan dijual kepada pelanggan, yang akan ditukar dengan pembayaran (biasanya dalam bentuk uang). Pengelolaan Proses Bisnis  Pimpinan organisasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan proses bisnis.  Aktivitas pengelolaan (manajemen) dapat dikategorikan menjadi: perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). Perencanaan  Pimpinan menentukan sasaran-sasaran bisnis.  Pimpinan menentukan prioritas pada proses-proses bisnis yang ada.  Pimpinan menyediakan blueprint untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.  Pimpinan harus mengidentifikasi kesempatan-kesempatan dan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Pelaksanaan  Pimpinan menjalankan rencana mereka dengan membagi proses-proses bisnis menjadi beberapa aktivitas yang lebih kecil.  Pimpinan menugaskan para bawahan untuk melaksanakan setiap aktivitas tersebut.  Memotivasi para bawahan untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik.  Rencana yang dibuat dengan jelas mungkin sekali akan dilaksanakan dengan baik. Pengawasan  Memeriksa hasil dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, atau dari keseluruhan proses bisnis, untuk melihat apakah sesuai dengan yang diharapkan.  Pemeriksaan ini mungkin akan menyebabkan perubahan pada harapan yang ditetapkan, atau perubahan pada pelaksanaan aktivitas atau proses bisnis. Penilaian  Secara berkala, pimpinan akan menilai apakah proses-proses bisnis yang dilakukan berhasil mencapai tujuan-tujuan organisasi.  Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk menyesuaikan rencana, tujuan, atau harapan. Membuat Keputusan  Inti dari pengelolaan adalah membuat keputusan.  Pimpinan membuat berbagai keputusan saat melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian.  Pimpinan memerlukan informasi yang relevan dan tepat waktu untuk membuat keputusan yang baik.  Sistem informasi dikembangkan untuk menyediakan informasi bagi para pimpinan. Aktivitas-Aktivitas Manajemen Proses-Proses Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data tentang organisasi dan aktivitas-aktivitasnya, menyimpan dan memelihara data tersebut, serta menyiapkan laporan berarti bagi pimpinan.  Ketiga aktivitas tersebut disebut proses-proses informasi. Sistem Informasi dan Proses-Proses Informasi Data  Data adalah masukan ke dalam sistem informasi.  Data merupakan fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis.  Pada umumnya data tidak berguna dalam pembuatan keputusan. Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data, menyimpannya, menggabungkannya, meringkasnya, dan mengelompokkannya menjadi informasi yang berarti bagi pimpinan untuk membuat keputusan.  Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah memiliki arti bagi para penerimanya. Hubungan Antara Proses2 Bisnis, Proses2 Informasi, dan Aktivitas2 Manajemen Proses Bisnis Dalam Perusahaan Manufaktur Definisi dari karakteristik industri manufaktur adalah :  Mengubah bentuk bahan menjadi bentuk produk lainnya, baik berupa komponen yang kemudian diserahkan ke pihak manufaktur lain, ataupun produk jadi  Proses tersebut melibatkan mesin dan tenaga manusia dilakukan bertahap dan diperlukannya perencanaan dan pengendalian agar hasilnya optimal  Bahan mentah atau setengah jadi tersebut harus di kelola dengan optimal agar prosesnya lebih efisien  Berdasar pengelolahan order atas produk, terdapat beberapa jenis perusahaan manufaktur, yaitu : 1. Make to Order (MTO) 2. Make to Stock (MTS) 3. Assembly to Order (ATO) 4. Engineering to Order (ETO) 5. Configure to Order (CTO) 6. Process Manufacturing & Discrete Manufacturing 7. Bill of Material (BOM) 8. Value Chain Make to Order  Perusahaan yang tidak mengolah material dan menghasilkan atau produk,  Pesanan dari Konsumen  Perusahaan yang berfokus pada kostumisasi produk  Biasanyanya produknya unik (limited)  Perencanaannya berasal dari Order (konsumen)  Waktu produksinya lebih lama  Biaya produksi lebih tinggi Assembly to Order  Order dilakukan dengan melakukan proses perakitan komponen-komponen tertentu untuk menghasilkan produk-produk yang sudah dipesan  Metode ini mempersingkat waktu antara penerimaan order hingga penyerahan produk (delivery) kepada konsumen Engineering to Order  Perusahaan jenis ini benar-benar kostumisasi penuh pada konsumennya,  Karakteristiknya sangat bervariasi  Lebih fleksibel atas pengerjaan ordernya  Bahan bakunya belum tersedia sebelum mendapatkan spesifikasi order dari konsumen  Biaya produksinya sangat tinggi Configure to Order (CTO)  Model manufaktur ini perpaduan antara ATO (fitur dan pilihan terbatas) dan ETO (kebebasan pilihan dalam fitur)  Melakukan penyederhanaan proses penerimaan order dan mempertahankan fleksibilitas ETO, tanpa harus menyimpan material yang harus dibeli  Tujuan/Sasaran Menjelaskan suatu proses bisnis dan mengidentifikasi  proses bisnis pada suatu organisasi Identifikasi suatu kejadian yang meliputi proses bisnis Model operasi  kejadian yang menggunakan konsep-konsep REAL  Membangun dan validasi suatu proses  bisnis model REAL  Tujuan/Sasaran  Pengenalan  Langkah yang pertama terhadap penambahan suatu nilai bisnis profesional sedang ditingkatkan memainkan peran laki/perempuan dalam membantu suatu organisasi menggambarkan dan memperbaiki proses-proses bisnisnya  Lalu apa proses-proses bisnis dan bagaimana mungkin mereka dirancang untuk mendukung satu sasaran organisasi ?  Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan, memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?  Analisis kami akan menggunakan model semantik ¾ model dari aksi-aksi nyata atau penomena. Kami menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami dan model proses-proses bisnis Proses – Proses Bisnis Apakah Semua Proses dan Aktivitas Bisnis Menciptakan Keseimbangan?  Perusahaan sering kali memprioritaskan bisnis mereka  dasar proses-proses berdasarkan pada proses pembentukan nilai dalam mencapai sasaran organisasi  Beberapa aktivitas bisnis menentukan daya saing organisasi di dalam  pasar ketika aktivitas lain diklasifikasikan sebagai aktivitas pendukung  Suatu organisasi mungkin efektivitas biaya internal tetapi dapat menjadi organisasi yang gagal. Mengapa ?  Barangkali organisasi mempunyai pesaing : – Siapa yang lebih baik memenuhi kebutuhan konsumen, – Lakukan pekerjaan yang baik outsourcing beberapa fungsi bisnis – Atau melakukan suatu pekerjaan dengan efektif membentuk strategic alliances dengan mitra perdagangan. Aktivitas Nilai Utama  Inbound logistics – Aktivitas yang berhubungan nn untuk produk dengan menerima, menyimpan dan penyebaran masuka - produk dan jasa  Operations- Aktivitas yang berhubungan dengan mentranformasikan masukan ke dalam produk dan jasa akhir  Outbound logistics – aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan mendistribusikan secara fisik produk-produk dan jasa  Marketing and sales – Aktivitas yang berhubungan dengan menyediakan suatu pengertian bahwa pelanggan dapat membeli hasil dan suatu tujuan untuk mempengaruhi mereka untuk membeli  Service – aktivitas yang menyediakan pelayananuntuk meningkatkan atau memelihara nilai dari produk-produk dan jasa Aktivitas Dukungan  Procurement – suatu fungsi masukan pembelian untuk rantai nilai perusahaan  Technology Development - keterampilan, prosedur, atau teknologi yang melekat di dalam proses yang diharapkan untuk memperbaiki suatu produk, pelayanan dan atau proses  Human Resource Management – aktivitas yang melibatkan penerimaan, menyewa, pengembangan dan kompensasi seluruh tipe personal  Firm Infrastructure – aktivitas yang mendukung seluruh rantai nilai (e.g. manajemen umum, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, hubungan pemerintah, qualitas manajemen dll.)  Porter’s… Mulai print….. Peristiwa Proses Bisnis - Business Process Events  Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.  Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.  Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.  Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis. Gambar 3 Aktivitas Proses Bisnis (Events)  Proses Pembayaran/Akuisisi  Tanpa memperhatikan dari tipe barang atau jasa yang sedang diperoleh, dengan mengikuti sifat khas kejadian operasi di dalam proses pembayaran / akuisisi : – Permintaan barang dan jasa. – Pesanan barang dan jasa. – Terima dan memeriksa barang dan jasa. – Menyimpan dan atau memelihara barang. – Pembayaran terhadap barang dan jasa. – Keuntungan barang - Return goods. Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian.  Proses Pengumpulan/Penjualan Meski terdapat beberapa keanekaragaman dalam menguraikan tipe barang dan jasa dijual, proses pengumpulan/penjualan pada  umumnya meliputi beberapa kejadian : – Terima satu order untuk barang dan jasa. – Pilih dan periksa barang dan jasa untuk dikirimkan. – Persipakan barang dan jasa untuk penyerahan – Pengiriman barang dan jasa. – Terima pembayaran untuk barang dan jasa. – Terimalah hasil/keuntungan pelanggan dari barang.  Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian  Manajemen binis… Proses Pengubahan/Konvensi  Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang diproduksi, teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.  Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.  Pada dasarnya, proses perubahan adalah serangkaian aktivitas yang mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para pelanggan.  Proses Pengubahan/Konvensi  Akhirnya, contoh-contoh dari sebagian banyak aktivitas umum di dalam proses pengubahan/Konversi termasuk : – Merakit . – Pertumbuhan. – Menggali. – Memanen. – Pabrikasi dasar (e.g., besi/metals  Mengembangan Suatu Model Proses Bisnis REAL  Modeling proses bisnis REAL adalah suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik yang penting bahwa secara bersama menguraikan proses bisni dan kejadian.  Sebutan REAL merupakan singkatan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Menyiapakan suatu model proses bisnis REAL memerlukan anda untuk mengidentifikasi Aktivistas bisnis penting secara strategis dan karakteristik  penting tentang aktivitas bisnis ini Gambar 2-4…  Langkah 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi  Modeling REAL adalah satu bantuan dalam menganalisa organisasi dan aktivitasnya.  Kumpulkan data dan pegertian yang mendalan tentang tujuan organisasi, industri, rantai nilai, strategis, lini produk dan konsumen.  Pay attention kepada orang-orang, struktur, teknologi dan pengukuran organisasi  Pemahaman yang lebih baik tentang faktor-faktor yang akan meningkatkan kemampuanmu untuk mengevaluasi proses bisnis dan identifikasi proses-proses dan kejadian  yang tidak berharga, tidak konpetitif, dan atau bukan menerima tujuan dari organisasi  Memahami… Langkah 2 : Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis  Mulai dengan pembagian organisasi ke dalam proses bisnis.  “Apa yang terjadi? Bagaimana dan mengapa? ”  Model grafik REAL—termasuk kejadian operasional penting secara strategis bahwa meliputi suatu proses bisnis. (yang organisasi inginkan untuk merencanakan, mengevaluasi dan melaksanakan atau pengawasan)  Mulai model grafik REAL mu  Oleh kejadian perwakilan sebagai rectangles dengan suatu descriptor di dalam rectangle.  Pilih syarat dengan teliti yang menguraikan masing-masing kejadian operasional. Kami menyarankan dengan  menggunakan satu bentuk active voice untuk menyebutkan nama kejadian.  Menggunakan…  Gambar 2-5…  Langkah 3 : Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi  Uraikan karakteristik-karakteristik penting dari kejadian - karakteristik yang: – Jika dihilangkan, dapat merubah ketidaktepatan atau uraian tidak sempurna pada kejadian. – Bentuk dasar untuk membangkitkan keluaran informasi konsumen gunakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas organisasi.  Apa jenis sumber daya yang dilibatkan ?  Apa tugas yang dilaksanakan dan siapa/apa agen melaksanakan tugas ?  Dimana peristiwa terjadi ? (lokasi)  Gambar 2-6… Langkah 4 : Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi  Tentang apa waktu atau urutan didalam proses peristiwa itu perlu terjadi ?  Apa yang merupakan pengecualian untuk kejadian pemesan yang normal di dalam proses-proses ?  Apa yang sebenarnya otorisasi atau persetujuan yang tepat untuk melaksanakan suatu kejadian?  Apa yang sesungguhnya jumlah yang layak dari sumber daya yang berhubungan dengan peristiwa tersebut ?  Apa yang merupakan lokasi-lokasi yang bisa diterima untuk melaksanakan peristiwa ini ?  Langkah 4 : Lanjutan ……..  Apa yang dimaksud periode waktu yang dapat diterima antara kejadian di dalam suatu proses bisnis ?  Bagaimana kekuatan order -pesanan dari kejadian tukar menukar oleh konsumen ?  Apakah lokasi dari barang-barang yang mana perihal yang dikirimkan ?  Berapa banyak pelayan toko yang ditugaskan kepada masing-masing pelanggan?  Perlukah suatu penjulan pesanan membutuhkan pramuniaga penjagaan dari tunai ?  Dapatkah suatu pelanggan mempunyai dua alamat yang berbeda ? Mengapa atau mengapa tidak ?  Urutan dari kejadian… Risiko Kejadian – Event Risks  Satu peristiwa opersasi yang terjadi pada urutan dan waktu yang salah, Satu peristiwa operasi yang terjadi tanpa otorisasi yang tepat,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan aget internal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan agen eksternal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan sumber daya yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan jumlah yang salah dari sumber daya , dan/atau  Satu peristiwa yang terjadi di lokasi yang salah.  Penjualan Eceran Toko McKell's Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis  Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi). Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).  Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.  Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).  Jenis barang dagangan McKell's are not uniquely identified. Masing- masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).  Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan  Sementara analisis peristiwa ini anda boleh mendokumentasikan beberapa aturan tambahan, seperti : – Penjualan hanya melibatkan barang dagangan, bukan aktiva tetap - fixed assets. – Penjualan tidak bisa melibatkan lebih banya barang dagangan  (kuantitas) dibanding berakibat pada tangan McKell. – Penjualan tidak dapat melibatkan barang dagangan yang tidak ditawarkan oleh McKell. – Masing-masing penjualan harus berlangsung hanya pada register dan register mengidentifikasi harus sama dengan suatu identifikasi register yang terekam. Langkah 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi  Mengambarkan satu bari dari masing-masing peristiwa untuk masisng-masing sumber daya, agen internal, agen eksternal, anddan lokasi berhubungan dengan peristiwa tersebut. Dengan segera, tambahkan istilah yang berarti atau rasa yang berhubungan antara objek-objek. Lihat gambar 2 - 7 or 2 - 8.  Dengan tampilan grafik kejadian hubungkan dengan kejadian lain untuk menunjukan urutan kebutuhan yang dipelukan pada kejadian di dalam proses bisnis. Mengambarkan bentuk peristiwa ke peristiwa di dalam urutan yang benar  Hubungan langsung dokumen antara para agen-agen , lokasi, dan sumber daya yang bersifat bebas dari peritiwa operasi..  Hubungkan dalam satu baris.  Gambar 2-7…  Gambar 2-8…  Gambar 2-9… Langkah 6 : Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Orang – orang Bisnis  Mereka memahami secara detail dan hasil akhir dari proses bisnis dan kejadian yang sedang diperagakan perlu melaksanakan validasi.  Sesi Validasi dimanapun diperlukan hasil konfirmasi model ketelitian atau model modifikasi.  Modifikasi-modifikasi pada umumnya memerlukan satu decomposing atau lebih kejadian operasi yang lebih detail mengenai kejadian operasi atau kombinasi kejadian.  Begitu diciptakan model REAL, Apakah kebutuhan diperbaharui atau dipelihara ? Ya. Sifat alami dari proses – proses bisnis dan kejadian/peristiwa selalu berubah setiap waktu. Lebih penting lagi,pada hari ini dunia lebih cepat melangkah, sifat alami dari proses-proses bisnis dan kejadian/peristiwa sering kali harus berubah beberapa lama kemudian Menghubungkan Proses-Proses  Memahami hubungan antara proses-prose bisnis individual adalah sangat penting.  Secara bersama-sama proses bisnis menghasilkan akuisisi pada  barang dan jasa, konversi barang dan saja yang diperoleh menjadi barang dan jasa untuk konsumen, pengiriman barang dan jasa untuk konsumen, dan pengumpulan atau pembayaran dari konsumen  Proses – proses bisnis terhubung secara bersama ke dalam dua arah : – oleh pembagian bersama sumber daya atau – Oleh suatu peristiwa dalam satu proses yang mencetuskan satu peristiwa di dalam proses yang lain. Mulai slide ini materi ada di PDF 25 slide. Gambar 2-10…  Proses Penjualan/Pengumpulan  Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan barang/jasa kepada para pelanggan untuk mendapatkan pembayaran.  Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari proses bisnis perolehan/pembayaran.  Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran. Kejadian-Kejadian Proses Bisnis (Business Process Events)  Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.  Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas.  Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis. Tiga Jenis Kejadian  Kejadian-kejadian Operasional (Operating Events)  Kejadian-kejadian Informasi (Information Events)  Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan (Decision/Management Events) Kejadian-Kejadian Operasional  Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.  Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis penjualan/pengumpulan: Kejadian 1: Memasarkan barang. Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan. Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan. Kejadian 4: Menerima pembayaran. Kejadian-Kejadian Informasi  Mencatat data tentang kejadian-kejadian operasional.  Memelihara data yang penting bagi organisasi.  Melaporkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.  Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan  Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses-proses bisnis.  Contoh: Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru. Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu kejadian-kejadian operasional.  Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil keputusan. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis Kejadian-kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Perolehan/Pembayaran  Permintaan barang/jasa yang diperlukan.  Pemesanan barang/jasa yang diminta.  Penerimaan barang/jasa yang dipesan.  Pemeriksaan barang/jasa yang diterima.  Penyimpanan dan pemeliharaan barang yang diterima.  Pembayaran untuk barang/jasa yang diterima.  Pengembalian (retur) barang yang tidak sesuai. Kejadian-Kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Penjualan/Pengumpulan  Menerima pesanan barang/jasa dari pelanggan.  Memilih dan memeriksa barang/jasa yang akan dikirim.  Mempersiapkan barang/jasa yang akan dikirim.  Mengirimkan barang/jasa kepada pelanggan.  Menerima pembayaran untuk barang/jasa yang dijual.  Menerima pengembalian (retur) barang dari pelanggan. Aktivitas-aktivitas Umum Pada Proses Perubahan  Merakit (assembling)  Menanam (growing)  Menggali (excavating)  Memanen (harvesting)  Pabrikan dasar (basic manufacturing)  Pabrikan akhir (finished manufacturing)  Membersihkan (cleaning)  Mengangkut (transporting)  Menyalurkan (distributing)  Menyediakan (providing)  Mendidik (educating)  Menemukan (discovering) Aliran Kerja (Workflow)  Aliran kerja merujuk kepada pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota-anggota suatu kelompok kerja (workgroup) untuk mencapai beberapa tujuan.  Yaitu bagaimana suatu barang/jasa mengalir dari seseorang atau fungsi bisnis ke orang atau fungsi bisnis lainnya.  Suatu aliran kerja mungkin merupakan kombinasi dari kejadian-kejadian operasional, informasi, dan keputusan/pengelolaan. Studi Kasus: Golden Pizza  Restaurant pizza yang sukses di Standish, California.  Menyediakan pizza lezat dan pelayanan yang ramah.  Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.  Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaingnya, dan para pelanggannya.  Pimpinannya membuat keputusan tentang pizza yang akan dicantumkan pada menu. Golden Pizza  Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ke restorannya.  Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan (rangkap banyak) yang telah diberi nomor berurut.  Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada pelanggan.  Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil pembayaran yang dilakukan. Golden Pizza  Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan menunggu.  Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.  Jika pesanan sudah siap, pizza akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan disimpan di sebuah kotak. Golden Pizza  Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk mengambil pesanan.  Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat datanya, dan pizza akan diberikan kepada pelanggan. Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan di Golden Pizza:  Menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaing, dan para pelanggan.  Menentukan pizza apa yang akan dicantumkan pada menu.  Memberikan pesanan pizza yang tepat pada pelanggan yang tepat. Kejadian-kejadian Operasional di Golden Pizza:  Menerima pemesanan pizza.  Menerima pembayaran dari pelanggan.  Membuat pizza.  Mengemas pizza.  Memberikan pizza kepada pelanggan. Kejadian-kejadian Informasi di Golden Pizza:  Mencatat pesanan pelanggan.  Menghitung total pesanan.  Menandai pesanan yang sudah dibayar.  Memberikan pelanggan selembar form pesanan.  Memberikan koki selembar form pesanan.  Mengirim form-form pesanan ke bagian akuntansi.  Kejadian-kejadian Informasi yang mungkin dipicu oleh kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan:  Membuat laporan analisa pelanggan.  Membuat laporan penjualan berdasarkan jenis pizza.  Membuat analisa keuntungan kotor (gross margin).  Membuat laporan kerugian penjualan akibat jaminan 20 menit penyajian. Pemodelan Proses Bisnis REAL  REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan proses-proses bisnis dan kejadian-kejadiannya.  Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas-aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.  Apa yang terjadi?  Kapan itu terjadi?  Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?  Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak?  Di mana kejadian itu terjadi?  Kesalahan apa yang dapat terjadi saat melaksanakan suatu kejadian? 6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL Awal  Langkah 1 Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya.  Langkah 2 Meninjau proses-proses bisnis dan mengidentifikasi kejadian-kejadian operasional yang penting.  Langkah 3 Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke-2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi yang terkait dengan suatu kejadian.  Langkah 4 Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadian-kejadian, sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 5 Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 6 Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di McKell’s.  Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.  Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang.  Para karyawan secara acak melayani pelanggan.  Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). McKell’s memiliki beberapa mesin pencatat.  Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang.  Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu kredit. Matriks Pemodelan Proses Bisnis REAL  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Menjual barang  Menerima pembayaran  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-2  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  1 pihak internal: karyawan.  1 pihak eksternal: pelanggan.  2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai.  1 lokasi: mesin pencatat.  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-3  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.  Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja.  Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap suatu transaksi.  Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.  Barang-barang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.  Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli hanya bisa membeli barang-barang dagangan, bukannya barang-barang milik toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko. Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-5 Enterprise Resources Planning (ERP)  Pengertian ERP Sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang berjalan sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif, dimana sistim tersebut didukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Contoh ;  Kasus di produksi, dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif .  Efisien adalah dari segi waktu dan efektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan Work In Process (WIP). 6 Proses Bisnis Utama di ERP Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu  Quote to cash,  Procure to pay,  Plan to perform,  Manufacturing operations,  Product life cycle dan  Financial management.  Penjelasan #1 Quote to cash Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang dihasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut. Procure to pay Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor  Penjelasan #2 Plan to perfom Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi lainya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada. Manufacturing operations Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)  Penjelasan #3 Product life cycle Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa. Financial management: Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.  Sample Business Process Life Cycle Model yang dikembangkan oleh Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka membagi 3 tahap yaitu :  Execution of process in real world  Descriptive modeling (as - is)  Prescriptive modeling  Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada.  Dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement  Kemudian setelah model bisnis dibuat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif. Pengelolaan Proses Bisnis Pengaruh organisasi terhadap proses bisnis ada 2 faktor, yaitu :  Faktor Internal. Faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ?  Faktor Eksternal. Faktor ini merupakan tantangan dari pasar dimana dan bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Referensi  Felix Lukman. Model Proses Bisnis  Harjono Padmono Putro. Analisis Proses Bisnis  Hollander, Denna, Cherrington Accounting, Information Technology, And Business Solutions. Second Edition. Published by: Irwin McGraw-Hill, 2000.  Julius Nursyamsi, 2008. PEMODELAN PROSES BISNIS. Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Mercubuana. Analisis Proses Bisnis (4 SKS) Tujuan Mata Kuliah ; Mengenal, mengerti dan memahami prosedur standart dalam perusahaan, seperti : keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, SDM, Pemeliharaan Sarana Produksi, Manajemen Kualitas dan Manajemen Material • Menganalisis setiap prosedur standart dengan berbasiskan teknologi informasi. • Mampu untuk mengintegrasikan prosedur standart berbasiskan teknologi informasi 1. Konsep Dasar Analisis Proses Bisnis Analisis Proses Bisnis  Analisis Kajian yang dilakukan guna untuk mengetahui strukturnya secara lebih mendalam.  Proses Urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.  Bisnis suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.  Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.  Analisis Proses Bisnis Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan laba dengan menggunakan berbagai sumber daya. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:  Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.  Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.  Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.  Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.  Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.  Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi. - Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya. - Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, jjuga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Ruang Lingkup Integrasi Proses Bisnis  Standart Prosedur Bisnis ◦ Keuangan ◦ Penjualan & Distribusi ◦ Produksi ◦ Sumber Daya Manusia ◦ Pemeliharaan Sarana Produksi ◦ Manajemen Kualitas ◦ Manajemen Material  Analisa Prosedur Bisnis berbasiskan TI  Riset Bisnis Sebuah metodologi untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan action, kemudian diartikulasikan dalam proses bisnis perusahaan terintegrasi Latar belakang Integrasi Proses Bisnis  Efisiensi  Persaingan  Perkembangan Teknologi  Perencanaan à menentukan arah perusahaan  Perancangan à menerjemahkan strategi yang dibentuk kedalam proses bisnis perusahaan  Implementasi à memastikan bahwa proses bisnis yang direncanakan dijalankan sesuai dengan strategi perusahaan Metodologi integrasi proses bisnis Tahapan metodologi integrasi proses bisnis  Tahap perencanaan à aktifitas asesmen, pembuatan bisnis model, penentuan obyektif proyek, kebutuhan proyek  Tahap perancangan à pemetaan proses bisnis, melakukan benchmarking, pembuatan struktur biaya, perencanaan mutu, pembuatan Company Scorecard  Tahap penerapan à manajemen perubahan, pembentukkan team improvement, implementasi rencana aksi, pelaksanaan audit internal, mekanisme review dan pengukuran kinerja, sertifikasi ISO 9001 Pengantar Akuntansi, Teknologi Informasi, dan Solusi Bisnis Value (Nilai)  Sifat dasar dan tujuan dari suatu organisasi adalah menciptakan nilai.  Organisasi menciptakan nilai dengan menyediakan barang dan jasa yang diinginkan oleh pelanggannya.  Contoh: pabrikan otomotif menciptakan nilai dengan memproduksi mobil yang aman, nyaman, dan handal untuk mengangkut penumpang. Cost (Biaya)  Untuk menciptakan nilai diperlukan biaya (cost).  Contoh: untuk memproduksi mobil, pabrikan harus membayar berbagai macam sumber daya, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Margin  Margin merupakan selisih antara nilai dengan biaya.  Konsep penciptaan nilai berlaku pada organisasi berorientasi profit dan organisasi non profit.  Tujuan organisasi berorientasi profit adalah memaksimalkan marginnya.  Tujuan organisasi non profit adalah memaksimalkan barang dan jasa yang disediakannya dengan sumber-sumber daya yang dimilikinya. Proses Bisnis  Barang/jasa tersedia setelah melalui serangkaian proses bisnis.  Suatu proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang mengerjakan suatu tujuan bisnis.  Apapun jenis barang/jasa yang disediakan, setiap organisasi paling tidak memiliki tiga macam proses bisnis, yaitu:  Acquisition/payment process (Proses perolehan/pembayaran)  Conversion process (Proses perubahan)  Sales/collection process (Proses penjualan/pengumpulan) Proses Perolehan/Pembayaran:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan, memelihara, dan membayar sumber-sumber daya yang diperlukan organisasi.  Contoh sumber daya: SDM, pabrik, peralatan, dana, bahan baku, dll.  Sumber daya diperoleh dari pihak luar, seperti pemasok.  Sumber-sumber daya tersebut diperlukan untuk dapat menyediakan barang/jasa kepada para pelanggan. Proses Perubahan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk mengubah sumber-sumber daya yang telah diperoleh menjadi barang/jasa yang diperlukan pelanggan.  Pada proses ini, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau jasa. Proses Penjualan/Pengumpulan:  Tujuan dari proses ini adalah untuk menjual dan menyerahkan barang/jasa kepada pelanggan, lalu mengumpulkan pembayarannya.  Barang jadi atau jasa yang telah melalui proses perubahan dijual kepada pelanggan, yang akan ditukar dengan pembayaran (biasanya dalam bentuk uang). Pengelolaan Proses Bisnis  Pimpinan organisasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan proses bisnis.  Aktivitas pengelolaan (manajemen) dapat dikategorikan menjadi: perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). Perencanaan  Pimpinan menentukan sasaran-sasaran bisnis.  Pimpinan menentukan prioritas pada proses-proses bisnis yang ada.  Pimpinan menyediakan blueprint untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.  Pimpinan harus mengidentifikasi kesempatan-kesempatan dan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Pelaksanaan  Pimpinan menjalankan rencana mereka dengan membagi proses-proses bisnis menjadi beberapa aktivitas yang lebih kecil.  Pimpinan menugaskan para bawahan untuk melaksanakan setiap aktivitas tersebut.  Memotivasi para bawahan untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik.  Rencana yang dibuat dengan jelas mungkin sekali akan dilaksanakan dengan baik. Pengawasan  Memeriksa hasil dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, atau dari keseluruhan proses bisnis, untuk melihat apakah sesuai dengan yang diharapkan.  Pemeriksaan ini mungkin akan menyebabkan perubahan pada harapan yang ditetapkan, atau perubahan pada pelaksanaan aktivitas atau proses bisnis. Penilaian  Secara berkala, pimpinan akan menilai apakah proses-proses bisnis yang dilakukan berhasil mencapai tujuan-tujuan organisasi.  Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk menyesuaikan rencana, tujuan, atau harapan. Membuat Keputusan  Inti dari pengelolaan adalah membuat keputusan.  Pimpinan membuat berbagai keputusan saat melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian.  Pimpinan memerlukan informasi yang relevan dan tepat waktu untuk membuat keputusan yang baik.  Sistem informasi dikembangkan untuk menyediakan informasi bagi para pimpinan. Aktivitas-Aktivitas Manajemen Proses-Proses Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data tentang organisasi dan aktivitas-aktivitasnya, menyimpan dan memelihara data tersebut, serta menyiapkan laporan berarti bagi pimpinan.  Ketiga aktivitas tersebut disebut proses-proses informasi. Sistem Informasi dan Proses-Proses Informasi Data  Data adalah masukan ke dalam sistem informasi.  Data merupakan fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis.  Pada umumnya data tidak berguna dalam pembuatan keputusan. Informasi  Sistem informasi ‘menangkap’ data, menyimpannya, menggabungkannya, meringkasnya, dan mengelompokkannya menjadi informasi yang berarti bagi pimpinan untuk membuat keputusan.  Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah memiliki arti bagi para penerimanya. Hubungan Antara Proses2 Bisnis, Proses2 Informasi, dan Aktivitas2 Manajemen Proses Bisnis Dalam Perusahaan Manufaktur Definisi dari karakteristik industri manufaktur adalah :  Mengubah bentuk bahan menjadi bentuk produk lainnya, baik berupa komponen yang kemudian diserahkan ke pihak manufaktur lain, ataupun produk jadi  Proses tersebut melibatkan mesin dan tenaga manusia dilakukan bertahap dan diperlukannya perencanaan dan pengendalian agar hasilnya optimal  Bahan mentah atau setengah jadi tersebut harus di kelola dengan optimal agar prosesnya lebih efisien  Berdasar pengelolahan order atas produk, terdapat beberapa jenis perusahaan manufaktur, yaitu : 1. Make to Order (MTO) 2. Make to Stock (MTS) 3. Assembly to Order (ATO) 4. Engineering to Order (ETO) 5. Configure to Order (CTO) 6. Process Manufacturing & Discrete Manufacturing 7. Bill of Material (BOM) 8. Value Chain Make to Order  Perusahaan yang tidak mengolah material dan menghasilkan atau produk,  Pesanan dari Konsumen  Perusahaan yang berfokus pada kostumisasi produk  Biasanyanya produknya unik (limited)  Perencanaannya berasal dari Order (konsumen)  Waktu produksinya lebih lama  Biaya produksi lebih tinggi Assembly to Order  Order dilakukan dengan melakukan proses perakitan komponen-komponen tertentu untuk menghasilkan produk-produk yang sudah dipesan  Metode ini mempersingkat waktu antara penerimaan order hingga penyerahan produk (delivery) kepada konsumen Engineering to Order  Perusahaan jenis ini benar-benar kostumisasi penuh pada konsumennya,  Karakteristiknya sangat bervariasi  Lebih fleksibel atas pengerjaan ordernya  Bahan bakunya belum tersedia sebelum mendapatkan spesifikasi order dari konsumen  Biaya produksinya sangat tinggi Configure to Order (CTO)  Model manufaktur ini perpaduan antara ATO (fitur dan pilihan terbatas) dan ETO (kebebasan pilihan dalam fitur)  Melakukan penyederhanaan proses penerimaan order dan mempertahankan fleksibilitas ETO, tanpa harus menyimpan material yang harus dibeli  Tujuan/Sasaran Menjelaskan suatu proses bisnis dan mengidentifikasi  proses bisnis pada suatu organisasi Identifikasi suatu kejadian yang meliputi proses bisnis Model operasi  kejadian yang menggunakan konsep-konsep REAL  Membangun dan validasi suatu proses  bisnis model REAL  Tujuan/Sasaran  Pengenalan  Langkah yang pertama terhadap penambahan suatu nilai bisnis profesional sedang ditingkatkan memainkan peran laki/perempuan dalam membantu suatu organisasi menggambarkan dan memperbaiki proses-proses bisnisnya  Lalu apa proses-proses bisnis dan bagaimana mungkin mereka dirancang untuk mendukung satu sasaran organisasi ?  Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan, memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?  Analisis kami akan menggunakan model semantik ¾ model dari aksi-aksi nyata atau penomena. Kami menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami dan model proses-proses bisnis Proses – Proses Bisnis Apakah Semua Proses dan Aktivitas Bisnis Menciptakan Keseimbangan?  Perusahaan sering kali memprioritaskan bisnis mereka  dasar proses-proses berdasarkan pada proses pembentukan nilai dalam mencapai sasaran organisasi  Beberapa aktivitas bisnis menentukan daya saing organisasi di dalam  pasar ketika aktivitas lain diklasifikasikan sebagai aktivitas pendukung  Suatu organisasi mungkin efektivitas biaya internal tetapi dapat menjadi organisasi yang gagal. Mengapa ?  Barangkali organisasi mempunyai pesaing : – Siapa yang lebih baik memenuhi kebutuhan konsumen, – Lakukan pekerjaan yang baik outsourcing beberapa fungsi bisnis – Atau melakukan suatu pekerjaan dengan efektif membentuk strategic alliances dengan mitra perdagangan. Aktivitas Nilai Utama  Inbound logistics – Aktivitas yang berhubungan nn untuk produk dengan menerima, menyimpan dan penyebaran masuka - produk dan jasa  Operations- Aktivitas yang berhubungan dengan mentranformasikan masukan ke dalam produk dan jasa akhir  Outbound logistics – aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan mendistribusikan secara fisik produk-produk dan jasa  Marketing and sales – Aktivitas yang berhubungan dengan menyediakan suatu pengertian bahwa pelanggan dapat membeli hasil dan suatu tujuan untuk mempengaruhi mereka untuk membeli  Service – aktivitas yang menyediakan pelayananuntuk meningkatkan atau memelihara nilai dari produk-produk dan jasa Aktivitas Dukungan  Procurement – suatu fungsi masukan pembelian untuk rantai nilai perusahaan  Technology Development - keterampilan, prosedur, atau teknologi yang melekat di dalam proses yang diharapkan untuk memperbaiki suatu produk, pelayanan dan atau proses  Human Resource Management – aktivitas yang melibatkan penerimaan, menyewa, pengembangan dan kompensasi seluruh tipe personal  Firm Infrastructure – aktivitas yang mendukung seluruh rantai nilai (e.g. manajemen umum, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, hubungan pemerintah, qualitas manajemen dll.)  Porter’s… Mulai print….. Peristiwa Proses Bisnis - Business Process Events  Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.  Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.  Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.  Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis. Gambar 3 Aktivitas Proses Bisnis (Events)  Proses Pembayaran/Akuisisi  Tanpa memperhatikan dari tipe barang atau jasa yang sedang diperoleh, dengan mengikuti sifat khas kejadian operasi di dalam proses pembayaran / akuisisi : – Permintaan barang dan jasa. – Pesanan barang dan jasa. – Terima dan memeriksa barang dan jasa. – Menyimpan dan atau memelihara barang. – Pembayaran terhadap barang dan jasa. – Keuntungan barang - Return goods. Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian.  Proses Pengumpulan/Penjualan Meski terdapat beberapa keanekaragaman dalam menguraikan tipe barang dan jasa dijual, proses pengumpulan/penjualan pada  umumnya meliputi beberapa kejadian : – Terima satu order untuk barang dan jasa. – Pilih dan periksa barang dan jasa untuk dikirimkan. – Persipakan barang dan jasa untuk penyerahan – Pengiriman barang dan jasa. – Terima pembayaran untuk barang dan jasa. – Terimalah hasil/keuntungan pelanggan dari barang.  Beberapa organisasi : – Boleh memesan dengan cara kejadian yang berbeda, – Boleh menggunakan suatu subset dari kejadian, atau – Boleh menambahkan lebih banyak detail kejadian  Manajemen binis… Proses Pengubahan/Konvensi  Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang diproduksi, teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.  Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.  Pada dasarnya, proses perubahan adalah serangkaian aktivitas yang mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para pelanggan.  Proses Pengubahan/Konvensi  Akhirnya, contoh-contoh dari sebagian banyak aktivitas umum di dalam proses pengubahan/Konversi termasuk : – Merakit . – Pertumbuhan. – Menggali. – Memanen. – Pabrikasi dasar (e.g., besi/metals  Mengembangan Suatu Model Proses Bisnis REAL  Modeling proses bisnis REAL adalah suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik yang penting bahwa secara bersama menguraikan proses bisni dan kejadian.  Sebutan REAL merupakan singkatan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Menyiapakan suatu model proses bisnis REAL memerlukan anda untuk mengidentifikasi Aktivistas bisnis penting secara strategis dan karakteristik  penting tentang aktivitas bisnis ini Gambar 2-4…  Langkah 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi  Modeling REAL adalah satu bantuan dalam menganalisa organisasi dan aktivitasnya.  Kumpulkan data dan pegertian yang mendalan tentang tujuan organisasi, industri, rantai nilai, strategis, lini produk dan konsumen.  Pay attention kepada orang-orang, struktur, teknologi dan pengukuran organisasi  Pemahaman yang lebih baik tentang faktor-faktor yang akan meningkatkan kemampuanmu untuk mengevaluasi proses bisnis dan identifikasi proses-proses dan kejadian  yang tidak berharga, tidak konpetitif, dan atau bukan menerima tujuan dari organisasi  Memahami… Langkah 2 : Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis  Mulai dengan pembagian organisasi ke dalam proses bisnis.  “Apa yang terjadi? Bagaimana dan mengapa? ”  Model grafik REAL—termasuk kejadian operasional penting secara strategis bahwa meliputi suatu proses bisnis. (yang organisasi inginkan untuk merencanakan, mengevaluasi dan melaksanakan atau pengawasan)  Mulai model grafik REAL mu  Oleh kejadian perwakilan sebagai rectangles dengan suatu descriptor di dalam rectangle.  Pilih syarat dengan teliti yang menguraikan masing-masing kejadian operasional. Kami menyarankan dengan  menggunakan satu bentuk active voice untuk menyebutkan nama kejadian.  Menggunakan…  Gambar 2-5…  Langkah 3 : Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi  Uraikan karakteristik-karakteristik penting dari kejadian - karakteristik yang: – Jika dihilangkan, dapat merubah ketidaktepatan atau uraian tidak sempurna pada kejadian. – Bentuk dasar untuk membangkitkan keluaran informasi konsumen gunakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas organisasi.  Apa jenis sumber daya yang dilibatkan ?  Apa tugas yang dilaksanakan dan siapa/apa agen melaksanakan tugas ?  Dimana peristiwa terjadi ? (lokasi)  Gambar 2-6… Langkah 4 : Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi  Tentang apa waktu atau urutan didalam proses peristiwa itu perlu terjadi ?  Apa yang merupakan pengecualian untuk kejadian pemesan yang normal di dalam proses-proses ?  Apa yang sebenarnya otorisasi atau persetujuan yang tepat untuk melaksanakan suatu kejadian?  Apa yang sesungguhnya jumlah yang layak dari sumber daya yang berhubungan dengan peristiwa tersebut ?  Apa yang merupakan lokasi-lokasi yang bisa diterima untuk melaksanakan peristiwa ini ?  Langkah 4 : Lanjutan ……..  Apa yang dimaksud periode waktu yang dapat diterima antara kejadian di dalam suatu proses bisnis ?  Bagaimana kekuatan order -pesanan dari kejadian tukar menukar oleh konsumen ?  Apakah lokasi dari barang-barang yang mana perihal yang dikirimkan ?  Berapa banyak pelayan toko yang ditugaskan kepada masing-masing pelanggan?  Perlukah suatu penjulan pesanan membutuhkan pramuniaga penjagaan dari tunai ?  Dapatkah suatu pelanggan mempunyai dua alamat yang berbeda ? Mengapa atau mengapa tidak ?  Urutan dari kejadian… Risiko Kejadian – Event Risks  Satu peristiwa opersasi yang terjadi pada urutan dan waktu yang salah, Satu peristiwa operasi yang terjadi tanpa otorisasi yang tepat,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan aget internal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan agen eksternal yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan sumber daya yang salah,  Satu peristiwa operasi yang disertai dengan jumlah yang salah dari sumber daya , dan/atau  Satu peristiwa yang terjadi di lokasi yang salah.  Penjualan Eceran Toko McKell's Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis  Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi). Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).  Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.  Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).  Jenis barang dagangan McKell's are not uniquely identified. Masing- masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).  Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan  Sementara analisis peristiwa ini anda boleh mendokumentasikan beberapa aturan tambahan, seperti : – Penjualan hanya melibatkan barang dagangan, bukan aktiva tetap - fixed assets. – Penjualan tidak bisa melibatkan lebih banya barang dagangan  (kuantitas) dibanding berakibat pada tangan McKell. – Penjualan tidak dapat melibatkan barang dagangan yang tidak ditawarkan oleh McKell. – Masing-masing penjualan harus berlangsung hanya pada register dan register mengidentifikasi harus sama dengan suatu identifikasi register yang terekam. Langkah 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi  Mengambarkan satu bari dari masing-masing peristiwa untuk masisng-masing sumber daya, agen internal, agen eksternal, anddan lokasi berhubungan dengan peristiwa tersebut. Dengan segera, tambahkan istilah yang berarti atau rasa yang berhubungan antara objek-objek. Lihat gambar 2 - 7 or 2 - 8.  Dengan tampilan grafik kejadian hubungkan dengan kejadian lain untuk menunjukan urutan kebutuhan yang dipelukan pada kejadian di dalam proses bisnis. Mengambarkan bentuk peristiwa ke peristiwa di dalam urutan yang benar  Hubungan langsung dokumen antara para agen-agen , lokasi, dan sumber daya yang bersifat bebas dari peritiwa operasi..  Hubungkan dalam satu baris.  Gambar 2-7…  Gambar 2-8…  Gambar 2-9… Langkah 6 : Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Orang – orang Bisnis  Mereka memahami secara detail dan hasil akhir dari proses bisnis dan kejadian yang sedang diperagakan perlu melaksanakan validasi.  Sesi Validasi dimanapun diperlukan hasil konfirmasi model ketelitian atau model modifikasi.  Modifikasi-modifikasi pada umumnya memerlukan satu decomposing atau lebih kejadian operasi yang lebih detail mengenai kejadian operasi atau kombinasi kejadian.  Begitu diciptakan model REAL, Apakah kebutuhan diperbaharui atau dipelihara ? Ya. Sifat alami dari proses – proses bisnis dan kejadian/peristiwa selalu berubah setiap waktu. Lebih penting lagi,pada hari ini dunia lebih cepat melangkah, sifat alami dari proses-proses bisnis dan kejadian/peristiwa sering kali harus berubah beberapa lama kemudian Menghubungkan Proses-Proses  Memahami hubungan antara proses-prose bisnis individual adalah sangat penting.  Secara bersama-sama proses bisnis menghasilkan akuisisi pada  barang dan jasa, konversi barang dan saja yang diperoleh menjadi barang dan jasa untuk konsumen, pengiriman barang dan jasa untuk konsumen, dan pengumpulan atau pembayaran dari konsumen  Proses – proses bisnis terhubung secara bersama ke dalam dua arah : – oleh pembagian bersama sumber daya atau – Oleh suatu peristiwa dalam satu proses yang mencetuskan satu peristiwa di dalam proses yang lain. Mulai slide ini materi ada di PDF 25 slide. Gambar 2-10…  Proses Penjualan/Pengumpulan  Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan barang/jasa kepada para pelanggan untuk mendapatkan pembayaran.  Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari proses bisnis perolehan/pembayaran.  Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran. Kejadian-Kejadian Proses Bisnis (Business Process Events)  Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.  Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas.  Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis. Tiga Jenis Kejadian  Kejadian-kejadian Operasional (Operating Events)  Kejadian-kejadian Informasi (Information Events)  Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan (Decision/Management Events) Kejadian-Kejadian Operasional  Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.  Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis penjualan/pengumpulan: Kejadian 1: Memasarkan barang. Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan. Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan. Kejadian 4: Menerima pembayaran. Kejadian-Kejadian Informasi  Mencatat data tentang kejadian-kejadian operasional.  Memelihara data yang penting bagi organisasi.  Melaporkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.  Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan  Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses-proses bisnis.  Contoh: Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru. Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu kejadian-kejadian operasional.  Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil keputusan. Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis Kejadian-kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Perolehan/Pembayaran  Permintaan barang/jasa yang diperlukan.  Pemesanan barang/jasa yang diminta.  Penerimaan barang/jasa yang dipesan.  Pemeriksaan barang/jasa yang diterima.  Penyimpanan dan pemeliharaan barang yang diterima.  Pembayaran untuk barang/jasa yang diterima.  Pengembalian (retur) barang yang tidak sesuai. Kejadian-Kejadian Operasional Umum Pada Proses Bisnis Penjualan/Pengumpulan  Menerima pesanan barang/jasa dari pelanggan.  Memilih dan memeriksa barang/jasa yang akan dikirim.  Mempersiapkan barang/jasa yang akan dikirim.  Mengirimkan barang/jasa kepada pelanggan.  Menerima pembayaran untuk barang/jasa yang dijual.  Menerima pengembalian (retur) barang dari pelanggan. Aktivitas-aktivitas Umum Pada Proses Perubahan  Merakit (assembling)  Menanam (growing)  Menggali (excavating)  Memanen (harvesting)  Pabrikan dasar (basic manufacturing)  Pabrikan akhir (finished manufacturing)  Membersihkan (cleaning)  Mengangkut (transporting)  Menyalurkan (distributing)  Menyediakan (providing)  Mendidik (educating)  Menemukan (discovering) Aliran Kerja (Workflow)  Aliran kerja merujuk kepada pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota-anggota suatu kelompok kerja (workgroup) untuk mencapai beberapa tujuan.  Yaitu bagaimana suatu barang/jasa mengalir dari seseorang atau fungsi bisnis ke orang atau fungsi bisnis lainnya.  Suatu aliran kerja mungkin merupakan kombinasi dari kejadian-kejadian operasional, informasi, dan keputusan/pengelolaan. Studi Kasus: Golden Pizza  Restaurant pizza yang sukses di Standish, California.  Menyediakan pizza lezat dan pelayanan yang ramah.  Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.  Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaingnya, dan para pelanggannya.  Pimpinannya membuat keputusan tentang pizza yang akan dicantumkan pada menu. Golden Pizza  Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ke restorannya.  Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan (rangkap banyak) yang telah diberi nomor berurut.  Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada pelanggan.  Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil pembayaran yang dilakukan. Golden Pizza  Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan menunggu.  Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.  Jika pesanan sudah siap, pizza akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan disimpan di sebuah kotak. Golden Pizza  Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk mengambil pesanan.  Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat datanya, dan pizza akan diberikan kepada pelanggan. Kejadian-Kejadian Keputusan/Pengelolaan di Golden Pizza:  Menganalisa pasar pizza di Standish, para pesaing, dan para pelanggan.  Menentukan pizza apa yang akan dicantumkan pada menu.  Memberikan pesanan pizza yang tepat pada pelanggan yang tepat. Kejadian-kejadian Operasional di Golden Pizza:  Menerima pemesanan pizza.  Menerima pembayaran dari pelanggan.  Membuat pizza.  Mengemas pizza.  Memberikan pizza kepada pelanggan. Kejadian-kejadian Informasi di Golden Pizza:  Mencatat pesanan pelanggan.  Menghitung total pesanan.  Menandai pesanan yang sudah dibayar.  Memberikan pelanggan selembar form pesanan.  Memberikan koki selembar form pesanan.  Mengirim form-form pesanan ke bagian akuntansi.  Kejadian-kejadian Informasi yang mungkin dipicu oleh kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan:  Membuat laporan analisa pelanggan.  Membuat laporan penjualan berdasarkan jenis pizza.  Membuat analisa keuntungan kotor (gross margin).  Membuat laporan kerugian penjualan akibat jaminan 20 menit penyajian. Pemodelan Proses Bisnis REAL  REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations.  Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan proses-proses bisnis dan kejadian-kejadiannya.  Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas-aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.  Apa yang terjadi?  Kapan itu terjadi?  Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?  Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak?  Di mana kejadian itu terjadi?  Kesalahan apa yang dapat terjadi saat melaksanakan suatu kejadian? 6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL Awal  Langkah 1 Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya.  Langkah 2 Meninjau proses-proses bisnis dan mengidentifikasi kejadian-kejadian operasional yang penting.  Langkah 3 Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke-2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi yang terkait dengan suatu kejadian.  Langkah 4 Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadian-kejadian, sumber-sumber daya, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 5 Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.  Langkah 6 Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di McKell’s.  Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.  Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang.  Para karyawan secara acak melayani pelanggan.  Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). McKell’s memiliki beberapa mesin pencatat.  Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang.  Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu kredit. Matriks Pemodelan Proses Bisnis REAL  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Menjual barang  Menerima pembayaran  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-2  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  1 pihak internal: karyawan.  1 pihak eksternal: pelanggan.  2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai.  1 lokasi: mesin pencatat.  Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-3  Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.  Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja.  Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap suatu transaksi.  Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.  Barang-barang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.  Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus. Studi Kasus: Toko Ritel McKell’s  Pembeli hanya bisa membeli barang-barang dagangan, bukannya barang-barang milik toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki toko.  Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko. Pemodelan REAL McKell’s: Langkah ke-5 Enterprise Resources Planning (ERP)  Pengertian ERP Sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang berjalan sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif, dimana sistim tersebut didukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Contoh ;  Kasus di produksi, dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif .  Efisien adalah dari segi waktu dan efektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan Work In Process (WIP). 6 Proses Bisnis Utama di ERP Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu  Quote to cash,  Procure to pay,  Plan to perform,  Manufacturing operations,  Product life cycle dan  Financial management.  Penjelasan #1 Quote to cash Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang dihasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut. Procure to pay Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor  Penjelasan #2 Plan to perfom Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi lainya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada. Manufacturing operations Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)  Penjelasan #3 Product life cycle Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa. Financial management: Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.  Sample Business Process Life Cycle Model yang dikembangkan oleh Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka membagi 3 tahap yaitu :  Execution of process in real world  Descriptive modeling (as - is)  Prescriptive modeling  Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada.  Dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement  Kemudian setelah model bisnis dibuat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif. Pengelolaan Proses Bisnis Pengaruh organisasi terhadap proses bisnis ada 2 faktor, yaitu :  Faktor Internal. Faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ?  Faktor Eksternal. Faktor ini merupakan tantangan dari pasar dimana dan bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Referensi  Felix Lukman. Model Proses Bisnis  Harjono Padmono Putro. Analisis Proses Bisnis  Hollander, Denna, Cherrington Accounting, Information Technology, And Business Solutions. Second Edition. Published by: Irwin McGraw-Hill, 2000.  Julius Nursyamsi, 2008. PEMODELAN PROSES BISNIS. Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Mercubuana.